Systemy informatyczne w firmie

macbook-pro-698890__340W czasach, gdy wideokonferencje nie są już kaprysem a koniecznością, logicznym następstwem było upowszechnienie programów mających umożliwić wykonywanie obowiązków zawodowych z każdego miejsca na świecie. Często praca zdalna to jedyny sposób, by na czas wyrobić się z powierzonych zadań, będąc na przykład w delegacji.  Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie systemy informatyczne umożliwiające zdalny dostęp do zasobów firmy.  Nie zawsze materiały niezbędne do ukończenia projektu. Projektowanie logo którego deadline wypada nazajutrz, możemy wziąć ze sobą do domu. By jednak nie narazić się na gniew szefa, siedzimy w miejscu pracy po godzinach, by po nieprzespanej nocy przywitać wszystkich rano w wymiętej koszuli i potarganych włosach, ale z ukończonym projektem. I choć przynoszenie pracy do domu to nie zawsze najlepsze rozwiązanie, to jednak możliwość spędzenia nawet najkrótszej nocy we własnym łóżku zawsze brzmi lepiej.  Także praca w oddziałach firmy rozlokowanych po całym świecie zmusza nas często do działania na wspólnej bazie danych, która mieści się w głównej siedzibie przedsiębiorstwa. Różnice czasowe nie stanowią w tym przypadku żadnego problemu, każda z zainteresowanych stron jest w stanie połączyć się z firmowymi serwerami o najdogodniejszej dlań porze. Do bezpiecznego przekazu danych wystarczy jedynie przeglądarka internetowa na komputerze osoby znajdującej się poza firmą.  Co więcej, takie połączenia mogą być realizowane nawet przez słabe łącza. Nawet korzystając z modemu, stosowany system RDP (Remote Desktop Protocol) pozwala na bezproblemowe przesyłanie ruchów myszy, znaków z klawiatury i zrzutów ekranu na serwer zdalnego pulpitu znajdujący się w głównej siedzibie firmy. Umożliwienie takich działań swoim pracownikom to doskonały sposób na zyskanie ich sympatii i zaufania. Skoro pracodawca pozwala na wykonywanie części obowiązków zawodowych z domu, to budzi w podwładnym poczucie docenienia, świadomości, że szef ufa naszym działaniom. O wiele łatwiejsza staje się też wspólna praca nad jednym projektem – w czasach, gdy świat nazywamy globalną wioską, nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której programiści rozlokowani są w kilku różnych miejscach. Zdalny dostęp dzięki RDP sprawdza się wtedy znakomicie.

Motywacja pracowników

desktop-1015213__340Zrozumienie, czym jest motywacja i motywowanie, jest o tyle istotne, że daje Nam niezwykle ważną informację.  Jeśli motywujemy, to motywowanie musi trafiać w motywację. Bo jaki sens miałoby mówienie do Kowalskiego, „jeśli nie będziesz miał wyników, to nie pojedziesz na imprezę firmową” – w przypadku gdy Kowalski nie lubi takich imprez, a i jego żona się temu sprzeciwia? Zrobimy mu tym tylko przysługę. My motywowaliśmy, ale nie trafiliśmy w motywację Kowalskiego!  Więc zanim zaczniemy motywować, to musimy dowiedzieć się, jakie motywacje do pracy mają Nasi poszczególni pracownicy. W tym celu warto prowadzić kartoteki pracownicze – będę musiał kiedyś napisać o tym artykuł, bo mało kto to stosuje, a jest to niezwykle fajne i efektywne narzędzie. No ale o tym kiedy indziej. Na chwilę obecną załóżmy, że musimy mieć stworzoną jakąś bazę danych z Naszymi pracownikami, gdzie zapisujemy istotne o Nich informacje. Psychologia koloró jaką mają motywację, ew. co ich motywuje, ale pamiętajmy, że motywacja może ulegać zmianie, a co za tym idzie i środki oddziaływania (motywowania) na nią muszą ulegać zmianie.  Jak się więc dowiedzieć, jaką motywację mają Nasi pracownicy?  Są ku temu odpowiednie testy, do stwierdzania wartości podstawowych, ale to już nieco „wyższa szkoła jazdy”. Najprościej jest obserwować, rozmawiać, rozmawiać i jeszcze raz rozmawiać. Bo gdy słyszymy, że Nasz pracownik ma rodzinę, ciągle o niej opowiada, cieszy się z sukcesów dzieci – to wiadomo, że rodzina będzie jego motywacją – więc i pieniądze potrzebne by tą rodzinę utrzymać.  Gdy natomiast, nie ma rodziny, a ciągle opowiada o Swoim samochodzie, czego w nim nie stuningował, na jakim zlocie nie był, to wiadomo, że też potrzebuje pieniędzy, ale z przeznaczeniem na auto.  Więc, o ile w pierwszym przypadku Kowalskiego będzie można motywować np. darmowymi biletami na basen dla całej rodziny, to w drugim przypadku lepsze oddziaływanie będzie miało, wyznaczenie lepszego miejsca parkingowego dla auta Naszego pracownika czy karnet na automyjnię.  Oczywiście to bardzo duże uproszczenie, ale stosując je będziemy lepsi niż 95% firm w Polsce.  Bo jeśli nawet w firmach istnieją różne systemy motywowania, to są one ogólne, skierowane do wszystkich pracowników wrzuconych do jednego worka. Brak w nich indywidualnego podejścia. W pewnym stopniu się sprawdzają, bo np. pieniądze łączą Nas wszystkich, ale bilet na basen dla rodziny czy karnet na automyjnię już nie.

Informatyzacja przedsiębiorstwa

office-1103332__340Dobrze, że żyjemy w czasach, kiedy komputer stał się nieodłącznym elementem pracy. Dzięki temu nasze zajęcia stały się szybsze, a zarazem łatwiejsze. Nie musimy tak jak kiedyś nasze matki i ojcowie zmagać się z piętrzącą się na biurkach stertą papierów.  Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.  Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.  Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?  Elektronicznym obiegiem dokumentów  nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.  Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?  Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:      możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,     przechowywanie dokumentów na serwerze,     opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,     funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,     automatyczne wersjonowanie dokumentu,     rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,     redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.  Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.  Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?  Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.

Rekrutacja kandydata

pc-1207683__340Naukowcy wykazali, iż ludzie chętniej nawiązują kontakt z osobami o sympatycznym wyglądzie, uprzejmymi, błyskotliwymi i uśmiechniętymi. Wskazane cechy są nieodłącznym elementem pracy agenta. Branża, jaką jest handel, zmusza do inwestowania w siebie, w swój wygląd. Trade agent nie powinien być ani bardzo młody, ani stary. Bez znaczenia jest płeć, liczą się umiejętności.  Etap trzeci to zbadanie kandydata na trade agenta w akcji. Najczęściej komisja rekrutacyjna przydziela zadanie polegające na umiejętnym zareklamowaniu i sprzedaży wskazanego produktu. Sprawa nie wydaje się łatwa, gdyż musimy przekonać do zakupu członków samej komisji, obeznanych z produktem i odpornych na wszystkie sztuczki marketingowe, Jeśli nam się to uda, możemy być pewni, że praca jest nasza.  Wady i zalety pracy trade agenta  Zawód jest niestety niezwykle wymagający i czasochłonny. Aby współpraca biznesowa układała się pomyślnie, musimy być dostępni dwadzieścia cztery godziny na dobę. Dyspozycyjność jest na wagę złota. Oczywiście bez uprawnień do kierowania samochodem osobowym nie mamy nawet co marzyć o dostaniu takiej pracy. Wadą jest także charakter zatrudnienia. W Polsce niestety trade agenci są zatrudniani praktycznie jedynie na umowę zlecenie lub też na czas określony. Trzeba być super agentem, aby otrzymać umowę na czas nieokreślony. Na takie działania mogą pozwolić sobie jedynie duże firmy lub wręcz holdingi.  Zawód handlowca ma także swoje plusy, którymi niewątpliwie jest zachęcająca pensja. Dobry agent zarabia nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie. W dużej mierze zarobki pochodzą z prowizji naliczanej od ilości sprzedanego produktu bądź podpisanych umów.

Trendy w zatrudnieniu

moscow-1029648__340Patrząc na zmieniające się trendy w zatrudnieniu i specyfikę pracy, budowanie osobistej marki to „Wielka Korzyść”. Gdzie w takim razie tkwi pułapka? Przecież sami podejmujemy decyzję i odkrywamy swoją tożsamość, sami określamy własną eksperckość, sami wybieramy kanały, przez które stajemy się widoczni. Budujemy swoją renomę, udowadniamy i potwierdzamy własną unikalność – w świadomości odbiorców stajemy się ekspertami w swojej dziedzinie.  Realne niebezpieczeństwo to spłycenie definicji, czym jest budowanie osobistej marki.  Bajka dla dzieci o trzech świnkach w sposób genialny obrazuje możliwe do przyjęcia strategie budowania osobistej marki i konsekwencje pójścia na łatwiznę. Kto czytał bajkę, pamięta, że trzy świnki widząc czyhającego wilka, postanawiają zbudować dom. Każda postanawia zrealizować pomysł na swój sposób, pierwsza chce to zrobić szybko i najmniejszym kosztem. Wybiera dostępny, tani budulec i tak, przy ograniczeniu własnego zaangażowania do minimum, powstaje domek ze słomy. Druga postanawia zbudować domek równie szybko, małym wysiłkiem, choć zmienia materiał na bardziej trwały – i tak powstaje domek z patyków. Trzecia stawia na solidne, murowane fundamenty, trwały materiał, poświęca temu odpowiedni czas – i tak powstaje domek z cegieł. Jak wiemy z zakończenia bajki, ocalała tylko ostatnia budowla, która dała trwałe schronienie i zdołała odeprzeć atak wilka.  Gdyby spojrzeć na rynkowe oferty personal brandingu i porównać do powyższej bajki, to przedstawiają one podobne strategie, mniej lub bardziej na skróty. Po czym je rozpoznać?  Pierwsza strategia obiecuje: mały koszt, krótki okres realizacji, spektakularne efekty.  Taka strategia ogranicza się do minimum, czyli zbuduj stronę internetową, pokaż się w internetowych kanałach społecznościowych, zadbaj o piorunujący wizerunek, regularnie bywaj na branżowych spotkaniach i zabieraj głos, potwierdzaj swoją aktywność zdjęciami i koniecznie zawsze mów o sobie ekspert. Efekt, jaki uzyskasz, to widoczność, dostrzega Cię odbiorca, wyróżniasz się i na pewno masz w związku z tym dobre samopoczucie, czujesz rosnącą pewność siebie i zadowolenie. Efektów biznesowych brak, odbiorcy Twojej marki lubią na Ciebie patrzeć, czasami słuchać, ale nie wybierają Cię jako partnera biznesowego lub nie proponują Ci awansu w miejscu pracy.   Druga strategia budowania osobistej marki różni się od pierwszej tylko tym, że dokładasz więcej starań w wyborze materiałów i środków, które mogą z ciebie uczynić w świadomości odbiorców renomowaną i rozpoznawalną markę. Niektórzy rozumieją to jako zdobycie nagród branżowych, przynależność do unikatowych klubów i stowarzyszeń, organizowanie własnych eventów promujących nazwisko organizatora, pisanie artykułów, wspieranie akcji społecznych, nagłaśnianie sukcesów zawodowych itp. I tu również efektów biznesowych brak, powstaje natomiast trwała iluzja rodzącej się gwiazdy. Nazwisko zaczyna być kojarzone w różnych kręgach networkingowych, pojawiają się zaproszenia do barterowego partnerstwa, zaproszenia na eventy i satysfakcja, że cel został osiągnięty, bo przecież nazwisko staje się znane w środowisku.  Wreszcie, jeśli masz szczęście, pojawia się też trzecia strategia, która z jednej strony gwarantuje efekt biznesowy, a z drugiej duży koszt zewnętrzny oraz wewnętrzny, długi okres realizacji, efekt  mało spektakularny – bo rozłożony w czasie.