Informatyzacja przedsiębiorstwa

office-1103332__340Dobrze, że żyjemy w czasach, kiedy komputer stał się nieodłącznym elementem pracy. Dzięki temu nasze zajęcia stały się szybsze, a zarazem łatwiejsze. Nie musimy tak jak kiedyś nasze matki i ojcowie zmagać się z piętrzącą się na biurkach stertą papierów.  Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.  Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.  Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?  Elektronicznym obiegiem dokumentów  nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.  Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?  Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:      możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,     przechowywanie dokumentów na serwerze,     opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,     funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,     automatyczne wersjonowanie dokumentu,     rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,     redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.  Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.  Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?  Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.

Usługi informatyczne

building-1078967__340W naszych firmach cały czas pokutuje przekonanie, że usługi informatyczne to zło konieczne, które na początku trzeba jako tako zorganizować i potem najlepiej już tylko mechanicznie z nich korzystać bez zastanawiania się nad ich stanem.  Związane jest to z faktem, że polscy managerowie posiadają zwykle dość ograniczoną wiedzę z zakresu IT, przez co wolą trzymać się z daleka od tego tematu. Do tego dochodzi jeszcze fakt, iż profesjonalne zarządzanie usługami informatycznymi, którego ITIL jest jednym z najszerzej działających standardów, jest procesem strategicznym, a jak zapewne wiadomo, w wielu organizacjach przymiotnik „strategiczny” jest niestety traktowany na równi z przymiotnikami typu „pro-aktywny”.  Kiedy przyjrzymy się systemowi ITIL z bliska, natychmiast dostrzeżemy jego ścisłe związki z klasycznym zarządzaniem strategicznym. W najbardziej uproszczonej postaci ITIL jest bowiem po prostu strategicznym podejściem do organizowania usług informatycznych w przedsiębiorstwie, niezależnie od profilu danej firmy. Pozostając na tym poziomie ogólności można powiedzieć, że ITIL prowadzi się zawsze w trzech fazach, które najczęściej następują po sobie cyklicznie, ale w większych organizacjach możliwe jest prowadzenie ich w sposób symultaniczny, przy czym każdy z autonomicznych przebiegów będzie tutaj kończył się osobnym raportem. Mamy tutaj przekazanie usług, ich eksploatację, a na koniec projektowanie nowych usług.  Załóżmy, że organizacja posiada już system usług, a teraz chce wdrożyć system zarządzania nimi w wydaniu ITIL. Konieczne jest rozpoczęcie od tego, jak mierzyć efektywność usług. Należy stworzyć realne i koniecznie kwantyfikowalne parametry monitoringu, a następnie zebrać dane. Na drugim etapie ITIL dane źródłowe muszą ulec przekształceniu w informacje, na podstawie których możliwa jest analiza jakości usług. W ten sposób w procesie ITIL wytwarzana jest wiedza niezbędna do rozpoczęcia trzeciego etapu, czyli projektowania i wprowadzania działań korygujących. Skuteczność zaproponowanych rozwiązań mierzona będzie w czasie kolejnego przebiegu całej procedury ITIL, przy czym każda jej kolejna iteracja jest zwykle łatwiejsza do zorganizowania, ponieważ organizacja uczy się tworzenia przydatnych wskaźników dla fazy monitoringu, a do tego znacznie skuteczniej prowadzi analizę danych wyjściowych służących do poprawnej ewaluacji sytuacji firmy.