Systemy informatyczne w firmie

macbook-pro-698890__340W czasach, gdy wideokonferencje nie są już kaprysem a koniecznością, logicznym następstwem było upowszechnienie programów mających umożliwić wykonywanie obowiązków zawodowych z każdego miejsca na świecie. Często praca zdalna to jedyny sposób, by na czas wyrobić się z powierzonych zadań, będąc na przykład w delegacji.  Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie systemy informatyczne umożliwiające zdalny dostęp do zasobów firmy.  Nie zawsze materiały niezbędne do ukończenia projektu. Projektowanie logo którego deadline wypada nazajutrz, możemy wziąć ze sobą do domu. By jednak nie narazić się na gniew szefa, siedzimy w miejscu pracy po godzinach, by po nieprzespanej nocy przywitać wszystkich rano w wymiętej koszuli i potarganych włosach, ale z ukończonym projektem. I choć przynoszenie pracy do domu to nie zawsze najlepsze rozwiązanie, to jednak możliwość spędzenia nawet najkrótszej nocy we własnym łóżku zawsze brzmi lepiej.  Także praca w oddziałach firmy rozlokowanych po całym świecie zmusza nas często do działania na wspólnej bazie danych, która mieści się w głównej siedzibie przedsiębiorstwa. Różnice czasowe nie stanowią w tym przypadku żadnego problemu, każda z zainteresowanych stron jest w stanie połączyć się z firmowymi serwerami o najdogodniejszej dlań porze. Do bezpiecznego przekazu danych wystarczy jedynie przeglądarka internetowa na komputerze osoby znajdującej się poza firmą.  Co więcej, takie połączenia mogą być realizowane nawet przez słabe łącza. Nawet korzystając z modemu, stosowany system RDP (Remote Desktop Protocol) pozwala na bezproblemowe przesyłanie ruchów myszy, znaków z klawiatury i zrzutów ekranu na serwer zdalnego pulpitu znajdujący się w głównej siedzibie firmy. Umożliwienie takich działań swoim pracownikom to doskonały sposób na zyskanie ich sympatii i zaufania. Skoro pracodawca pozwala na wykonywanie części obowiązków zawodowych z domu, to budzi w podwładnym poczucie docenienia, świadomości, że szef ufa naszym działaniom. O wiele łatwiejsza staje się też wspólna praca nad jednym projektem – w czasach, gdy świat nazywamy globalną wioską, nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której programiści rozlokowani są w kilku różnych miejscach. Zdalny dostęp dzięki RDP sprawdza się wtedy znakomicie.

Informatyzacja przedsiębiorstwa

office-1103332__340Dobrze, że żyjemy w czasach, kiedy komputer stał się nieodłącznym elementem pracy. Dzięki temu nasze zajęcia stały się szybsze, a zarazem łatwiejsze. Nie musimy tak jak kiedyś nasze matki i ojcowie zmagać się z piętrzącą się na biurkach stertą papierów.  Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.  Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.  Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?  Elektronicznym obiegiem dokumentów  nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.  Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?  Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:      możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,     przechowywanie dokumentów na serwerze,     opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,     funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,     automatyczne wersjonowanie dokumentu,     rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,     redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.  Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.  Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?  Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.