Systemy informatyczne w firmie

macbook-pro-698890__340W czasach, gdy wideokonferencje nie są już kaprysem a koniecznością, logicznym następstwem było upowszechnienie programów mających umożliwić wykonywanie obowiązków zawodowych z każdego miejsca na świecie. Często praca zdalna to jedyny sposób, by na czas wyrobić się z powierzonych zadań, będąc na przykład w delegacji.  Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie systemy informatyczne umożliwiające zdalny dostęp do zasobów firmy.  Nie zawsze materiały niezbędne do ukończenia projektu. Projektowanie logo którego deadline wypada nazajutrz, możemy wziąć ze sobą do domu. By jednak nie narazić się na gniew szefa, siedzimy w miejscu pracy po godzinach, by po nieprzespanej nocy przywitać wszystkich rano w wymiętej koszuli i potarganych włosach, ale z ukończonym projektem. I choć przynoszenie pracy do domu to nie zawsze najlepsze rozwiązanie, to jednak możliwość spędzenia nawet najkrótszej nocy we własnym łóżku zawsze brzmi lepiej.  Także praca w oddziałach firmy rozlokowanych po całym świecie zmusza nas często do działania na wspólnej bazie danych, która mieści się w głównej siedzibie przedsiębiorstwa. Różnice czasowe nie stanowią w tym przypadku żadnego problemu, każda z zainteresowanych stron jest w stanie połączyć się z firmowymi serwerami o najdogodniejszej dlań porze. Do bezpiecznego przekazu danych wystarczy jedynie przeglądarka internetowa na komputerze osoby znajdującej się poza firmą.  Co więcej, takie połączenia mogą być realizowane nawet przez słabe łącza. Nawet korzystając z modemu, stosowany system RDP (Remote Desktop Protocol) pozwala na bezproblemowe przesyłanie ruchów myszy, znaków z klawiatury i zrzutów ekranu na serwer zdalnego pulpitu znajdujący się w głównej siedzibie firmy. Umożliwienie takich działań swoim pracownikom to doskonały sposób na zyskanie ich sympatii i zaufania. Skoro pracodawca pozwala na wykonywanie części obowiązków zawodowych z domu, to budzi w podwładnym poczucie docenienia, świadomości, że szef ufa naszym działaniom. O wiele łatwiejsza staje się też wspólna praca nad jednym projektem – w czasach, gdy świat nazywamy globalną wioską, nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której programiści rozlokowani są w kilku różnych miejscach. Zdalny dostęp dzięki RDP sprawdza się wtedy znakomicie.

Motywacja pracowników

desktop-1015213__340Zrozumienie, czym jest motywacja i motywowanie, jest o tyle istotne, że daje Nam niezwykle ważną informację.  Jeśli motywujemy, to motywowanie musi trafiać w motywację. Bo jaki sens miałoby mówienie do Kowalskiego, „jeśli nie będziesz miał wyników, to nie pojedziesz na imprezę firmową” – w przypadku gdy Kowalski nie lubi takich imprez, a i jego żona się temu sprzeciwia? Zrobimy mu tym tylko przysługę. My motywowaliśmy, ale nie trafiliśmy w motywację Kowalskiego!  Więc zanim zaczniemy motywować, to musimy dowiedzieć się, jakie motywacje do pracy mają Nasi poszczególni pracownicy. W tym celu warto prowadzić kartoteki pracownicze – będę musiał kiedyś napisać o tym artykuł, bo mało kto to stosuje, a jest to niezwykle fajne i efektywne narzędzie. No ale o tym kiedy indziej. Na chwilę obecną załóżmy, że musimy mieć stworzoną jakąś bazę danych z Naszymi pracownikami, gdzie zapisujemy istotne o Nich informacje. Psychologia koloró jaką mają motywację, ew. co ich motywuje, ale pamiętajmy, że motywacja może ulegać zmianie, a co za tym idzie i środki oddziaływania (motywowania) na nią muszą ulegać zmianie.  Jak się więc dowiedzieć, jaką motywację mają Nasi pracownicy?  Są ku temu odpowiednie testy, do stwierdzania wartości podstawowych, ale to już nieco „wyższa szkoła jazdy”. Najprościej jest obserwować, rozmawiać, rozmawiać i jeszcze raz rozmawiać. Bo gdy słyszymy, że Nasz pracownik ma rodzinę, ciągle o niej opowiada, cieszy się z sukcesów dzieci – to wiadomo, że rodzina będzie jego motywacją – więc i pieniądze potrzebne by tą rodzinę utrzymać.  Gdy natomiast, nie ma rodziny, a ciągle opowiada o Swoim samochodzie, czego w nim nie stuningował, na jakim zlocie nie był, to wiadomo, że też potrzebuje pieniędzy, ale z przeznaczeniem na auto.  Więc, o ile w pierwszym przypadku Kowalskiego będzie można motywować np. darmowymi biletami na basen dla całej rodziny, to w drugim przypadku lepsze oddziaływanie będzie miało, wyznaczenie lepszego miejsca parkingowego dla auta Naszego pracownika czy karnet na automyjnię.  Oczywiście to bardzo duże uproszczenie, ale stosując je będziemy lepsi niż 95% firm w Polsce.  Bo jeśli nawet w firmach istnieją różne systemy motywowania, to są one ogólne, skierowane do wszystkich pracowników wrzuconych do jednego worka. Brak w nich indywidualnego podejścia. W pewnym stopniu się sprawdzają, bo np. pieniądze łączą Nas wszystkich, ale bilet na basen dla rodziny czy karnet na automyjnię już nie.

Porady konsultingowe

london-709227__340Konsulting (słowo utworzone od angielskiego “consulting”) jest to termin używany do definiowania procesu dostarczania szeroko pojętych porad eksperckich w dziedzinach dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.   Umowa doradztwa nawiązana w ramach konsultingu, z założenia powinna charakteryzować się obiektywizmem, a sami konsultanci – dyskrecją. W ostatnich latach konsulting zyskał wyraźnie na znaczeniu, co jest prawdopodobnie związane z trudnościami, które mogą wystąpić podczas prowadzenia firmy  w obliczu wszystkich zachodzących na rynku, skomplikowanych procesów gospodarczych i działania w złożonych strukturach. Popyt na zewnętrzną pomoc, dostarczaną przez podmioty wyspecjalizowane w dziedzinie doradztwa, dał początek usługom konsultingowym.   Sam zakres konsultingu jest określony a priori przez klienta, dlatego nie ma on uniwersalnego charakteru. Umowa dotycząca usług konsultingowych zawierana jest pomiędzy konsultantem a klientem. Ten pierwszy z definicji jest osobą niezależną, która posiada odpowiednie kwalifikacje i zakres kompetencji, który pozwala rozpoznać, zbadać i rozwiązać kwestie problematyczne, związane ze strategią, organizacją, procesami oraz procedurami dotyczącymi prowadzenia działalności gospodarczej.

Osobista marka

device-1177456__340Personal branding (osobista marka) to nowa koncepcja odnosząca się do osób indywidualnych w obszarze budowania zaufania, więzi i poczucia pewności, które ludzie odczuwają względem drugiego człowieka, a tym samym względem produktu, usługi, która jest przez niego proponowana. Autorem koncepcji marki osobistej jest Tom Peters, który w opublikowanej w 1997 roku książce ”The Brand called you” napisał:  „Bez względu na to, ile mamy lat, jakie zajmujemy stanowisko i w jakiej branży pracujemy, wszyscy musimy sobie uświadomić, jak ważny jest branding. Jesteśmy dyrektorami generalnymi własnych firm: Ja Sp. z o.o.(…). We współczesnym świecie biznesu naszym najważniejszym zadaniem jest promowanie marki „Ty”. (…) Ty jesteś marką. To Ty kierujesz swoją marką… Musisz zacząć myśleć o sobie inaczej. Nie jesteś „pracownikiem”, nie „należysz” do żadnej organizacji na stałe, nie określa Cię opis Twego stanowiska, nie sprowadzasz się tylko do niego. (…) Stanowisko dyrektora generalnego firmy Ja Sp. Z o.o. zobowiązuje Cię do rozwijania samego siebie, promowania siebie i podejmowania działań, które zapewnią Ci zainteresowanie rynku”.  Od kiedy dostrzegłam, że budowanie osobistej marki w życiu zawodowym i prywatnym może zmienić bieg zdarzeń, minęły dokładnie dwa lata. Obserwowałam, jak rynek szybko absorbuje nową teorię – atrakcyjną i obiecującą sukces na 100%. Również uległam zachwytowi, widziałam niebagatelne korzyści z zastosowania teorii personal brandingu w  zmieniającej się rzeczywistości rynku pracy.  Obserwowany wysyp małych firm opartych na jednoosobowej działalności, a także powiększające się środowisko freelanserów różnej specjalizacji nadal zapowiada  zwiększającą się potrzebę bycia dostrzeżonym w morzu konkurencji. Personal branding odpowiada również na potrzeby znakomitej większości zatrudnionych na etat. To oni, we własnym przekonaniu, mają najwięcej do stracenia, dlatego wciąż szukają sprawdzonych metod rozwoju, by stać się w oczach przełożonych i klientów ekspertem.

Usługi informatyczne

building-1078967__340W naszych firmach cały czas pokutuje przekonanie, że usługi informatyczne to zło konieczne, które na początku trzeba jako tako zorganizować i potem najlepiej już tylko mechanicznie z nich korzystać bez zastanawiania się nad ich stanem.  Związane jest to z faktem, że polscy managerowie posiadają zwykle dość ograniczoną wiedzę z zakresu IT, przez co wolą trzymać się z daleka od tego tematu. Do tego dochodzi jeszcze fakt, iż profesjonalne zarządzanie usługami informatycznymi, którego ITIL jest jednym z najszerzej działających standardów, jest procesem strategicznym, a jak zapewne wiadomo, w wielu organizacjach przymiotnik „strategiczny” jest niestety traktowany na równi z przymiotnikami typu „pro-aktywny”.  Kiedy przyjrzymy się systemowi ITIL z bliska, natychmiast dostrzeżemy jego ścisłe związki z klasycznym zarządzaniem strategicznym. W najbardziej uproszczonej postaci ITIL jest bowiem po prostu strategicznym podejściem do organizowania usług informatycznych w przedsiębiorstwie, niezależnie od profilu danej firmy. Pozostając na tym poziomie ogólności można powiedzieć, że ITIL prowadzi się zawsze w trzech fazach, które najczęściej następują po sobie cyklicznie, ale w większych organizacjach możliwe jest prowadzenie ich w sposób symultaniczny, przy czym każdy z autonomicznych przebiegów będzie tutaj kończył się osobnym raportem. Mamy tutaj przekazanie usług, ich eksploatację, a na koniec projektowanie nowych usług.  Załóżmy, że organizacja posiada już system usług, a teraz chce wdrożyć system zarządzania nimi w wydaniu ITIL. Konieczne jest rozpoczęcie od tego, jak mierzyć efektywność usług. Należy stworzyć realne i koniecznie kwantyfikowalne parametry monitoringu, a następnie zebrać dane. Na drugim etapie ITIL dane źródłowe muszą ulec przekształceniu w informacje, na podstawie których możliwa jest analiza jakości usług. W ten sposób w procesie ITIL wytwarzana jest wiedza niezbędna do rozpoczęcia trzeciego etapu, czyli projektowania i wprowadzania działań korygujących. Skuteczność zaproponowanych rozwiązań mierzona będzie w czasie kolejnego przebiegu całej procedury ITIL, przy czym każda jej kolejna iteracja jest zwykle łatwiejsza do zorganizowania, ponieważ organizacja uczy się tworzenia przydatnych wskaźników dla fazy monitoringu, a do tego znacznie skuteczniej prowadzi analizę danych wyjściowych służących do poprawnej ewaluacji sytuacji firmy.