Wdrożenie systemu zarządzania

office-898794__340Wdrożenie i zasięg systemu zarządzania winien być bezwzględnie strategiczną uchwałą całego zarządu. Zatwierdzony w organizacji system musi się udokumentować w formie księgi jakości, procedur i innych dokumentów.  Wszystkie dokumenty powinny być opracowane przez biegłych w danej dziedzinie specjalizacji pracowników spółki. Systemy zarządzania przygotowywane są na bazie wymagań podanych w rozmaitych standardach, aczkolwiek częste jest projektowanie sprawnych systemów bez egzekwowania uregulowań zawartych w tych normach.  Systemy zarządzania obejmują w większości wypadków następujące obszary: wymagania ogólne, dokumentacja, zaangażowanie kierownictwa, ukierunkowanie na użytkownika, przegląd systemu jakości, zagwarantowanie zasobów, podnoszenie kompetencji, otoczenie pracy, konstruowanie, zakupy, kontrolowanie, monitorowanie spełnienia wymagań i oczekiwań klienta, bieżące doskonalenie, działania korygujące i prace zapobiegawcze. Polecane jest zastosowanie w zarządzaniu systemów komputerowych, które umożliwiają sprawne zarządzanie organizacją, śledzenie przepływu wiadomości, automatyzację wprowadzania danych, optymalizację zasobów, analizę procesów, redukcję kosztów zadań i synchronizację wszystkich czynności.  Dla potrzeb wydajnego zarządzania pomocne są właściwe informacje, które muszą być pewne, poprawne, obowiązujące a także obiektywne. Analiza to proces przetwarzania powyższych informacji w celu pozyskania praktycznych decyzji.

Usługi informatyczne

building-1078967__340W naszych firmach cały czas pokutuje przekonanie, że usługi informatyczne to zło konieczne, które na początku trzeba jako tako zorganizować i potem najlepiej już tylko mechanicznie z nich korzystać bez zastanawiania się nad ich stanem.  Związane jest to z faktem, że polscy managerowie posiadają zwykle dość ograniczoną wiedzę z zakresu IT, przez co wolą trzymać się z daleka od tego tematu. Do tego dochodzi jeszcze fakt, iż profesjonalne zarządzanie usługami informatycznymi, którego ITIL jest jednym z najszerzej działających standardów, jest procesem strategicznym, a jak zapewne wiadomo, w wielu organizacjach przymiotnik „strategiczny” jest niestety traktowany na równi z przymiotnikami typu „pro-aktywny”.  Kiedy przyjrzymy się systemowi ITIL z bliska, natychmiast dostrzeżemy jego ścisłe związki z klasycznym zarządzaniem strategicznym. W najbardziej uproszczonej postaci ITIL jest bowiem po prostu strategicznym podejściem do organizowania usług informatycznych w przedsiębiorstwie, niezależnie od profilu danej firmy. Pozostając na tym poziomie ogólności można powiedzieć, że ITIL prowadzi się zawsze w trzech fazach, które najczęściej następują po sobie cyklicznie, ale w większych organizacjach możliwe jest prowadzenie ich w sposób symultaniczny, przy czym każdy z autonomicznych przebiegów będzie tutaj kończył się osobnym raportem. Mamy tutaj przekazanie usług, ich eksploatację, a na koniec projektowanie nowych usług.  Załóżmy, że organizacja posiada już system usług, a teraz chce wdrożyć system zarządzania nimi w wydaniu ITIL. Konieczne jest rozpoczęcie od tego, jak mierzyć efektywność usług. Należy stworzyć realne i koniecznie kwantyfikowalne parametry monitoringu, a następnie zebrać dane. Na drugim etapie ITIL dane źródłowe muszą ulec przekształceniu w informacje, na podstawie których możliwa jest analiza jakości usług. W ten sposób w procesie ITIL wytwarzana jest wiedza niezbędna do rozpoczęcia trzeciego etapu, czyli projektowania i wprowadzania działań korygujących. Skuteczność zaproponowanych rozwiązań mierzona będzie w czasie kolejnego przebiegu całej procedury ITIL, przy czym każda jej kolejna iteracja jest zwykle łatwiejsza do zorganizowania, ponieważ organizacja uczy się tworzenia przydatnych wskaźników dla fazy monitoringu, a do tego znacznie skuteczniej prowadzi analizę danych wyjściowych służących do poprawnej ewaluacji sytuacji firmy.

Rekrutacja kandydata

pc-1207683__340Naukowcy wykazali, iż ludzie chętniej nawiązują kontakt z osobami o sympatycznym wyglądzie, uprzejmymi, błyskotliwymi i uśmiechniętymi. Wskazane cechy są nieodłącznym elementem pracy agenta. Branża, jaką jest handel, zmusza do inwestowania w siebie, w swój wygląd. Trade agent nie powinien być ani bardzo młody, ani stary. Bez znaczenia jest płeć, liczą się umiejętności.  Etap trzeci to zbadanie kandydata na trade agenta w akcji. Najczęściej komisja rekrutacyjna przydziela zadanie polegające na umiejętnym zareklamowaniu i sprzedaży wskazanego produktu. Sprawa nie wydaje się łatwa, gdyż musimy przekonać do zakupu członków samej komisji, obeznanych z produktem i odpornych na wszystkie sztuczki marketingowe, Jeśli nam się to uda, możemy być pewni, że praca jest nasza.  Wady i zalety pracy trade agenta  Zawód jest niestety niezwykle wymagający i czasochłonny. Aby współpraca biznesowa układała się pomyślnie, musimy być dostępni dwadzieścia cztery godziny na dobę. Dyspozycyjność jest na wagę złota. Oczywiście bez uprawnień do kierowania samochodem osobowym nie mamy nawet co marzyć o dostaniu takiej pracy. Wadą jest także charakter zatrudnienia. W Polsce niestety trade agenci są zatrudniani praktycznie jedynie na umowę zlecenie lub też na czas określony. Trzeba być super agentem, aby otrzymać umowę na czas nieokreślony. Na takie działania mogą pozwolić sobie jedynie duże firmy lub wręcz holdingi.  Zawód handlowca ma także swoje plusy, którymi niewątpliwie jest zachęcająca pensja. Dobry agent zarabia nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie. W dużej mierze zarobki pochodzą z prowizji naliczanej od ilości sprzedanego produktu bądź podpisanych umów.

Księgowość internetowa

folder-1016290__340Bardzo popularna staje się księgowość internetowa na platformie. Jest to coś całkiem innego niż księgowość internetowa na programach księgowych, które instalujemy u siebie w komputerze. W przypadku księgowości na platformie, wystarczy się zarejestrować na nią, podając prawdziwe dane firmy.  Po rejestracji otrzymujemy wiadomość elektroniczną o loginie i haśle, które następnie zmieniamy dla własnego bezpieczeństwa. By móc zarejestrować się do platformy księgowość internetowa musimy znać swój NIP i Regon. Księgowość internetowa z wykorzystaniem platformy często jest płatna, jednakże są to naprawdę niskie stawki miesięczne, a korzyści z jej korzystania są niewspółmierne do tych pieniędzy.  Księgowość internetowaWiele platform księgowości internetowej posiada porady ekspertów z dziedziny prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych. Są to swego rodzaju konsultacje, dzięki którym za niewielkie pieniądze otrzymamy odpowiedź na nurtujące nas pytanie dotyczące prowadzenie księgowości. Zamiast więc jechać na drugi koniec miasta do księgowej po pomoc, dzięki platformie księgowości internetowej, zdobędziemy ją nie wychodząc z domu. Księgowość internetowa (szczegółowo opisana tutaj) z wykorzystaniem platformy pozwala nie tylko na księgowanie. Dzięki platformie nauczymy się obsługiwać wiele innych aplikacji, które są potrzebne do sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Przykładem jednej z nich jest bardzo popularna aplikacja, dzięki której mamy możliwość śledzenia na bieżąco wyników nasze firmy oraz kontrolowania wysokości podatku do zapłaty. W każdej chwili możemy przejrzeć raporty stanu należności do zapłaty oraz spływu gotówki, dzięki regularnym operacjom. To właśnie taka aplikacja daje nam możliwość podejmowania odpowiednich decyzji z wyprzedzeniem. A to dzięki takiej właśnie kontroli.  Zależy nam na oszczędności czasu, który przeznaczamy na dojazdy do biura rachunkowego? Zainteresujmy się tematem księgowości internetowej z wykorzystaniem platformy, która z roku na rok ma więcej odbiorców. Wśród nich są często przedsiębiorcy prowadzący niewielkie biznesy, których nie zawsze stać na zatrudnienie księgowej. Pomoc dzięki księgowości internetowej na pewno jest opłacalne. Koszty małe a na efekty nie trzeba długo czekać. Sami wystawiamy faktury, sami wprowadzamy dokumenty zakupowe i kosztowe. A to wszystko dzięki systemowi księgowości internetowej dostępnej na odpowiednich platformach. Warto zainwestować więc w posiadanie księgowości internetowej swojej firmy. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom, księgowość wcale nie będzie tak nudna, jak by się mogło wydawać.

Trendy w zatrudnieniu

moscow-1029648__340Patrząc na zmieniające się trendy w zatrudnieniu i specyfikę pracy, budowanie osobistej marki to „Wielka Korzyść”. Gdzie w takim razie tkwi pułapka? Przecież sami podejmujemy decyzję i odkrywamy swoją tożsamość, sami określamy własną eksperckość, sami wybieramy kanały, przez które stajemy się widoczni. Budujemy swoją renomę, udowadniamy i potwierdzamy własną unikalność – w świadomości odbiorców stajemy się ekspertami w swojej dziedzinie.  Realne niebezpieczeństwo to spłycenie definicji, czym jest budowanie osobistej marki.  Bajka dla dzieci o trzech świnkach w sposób genialny obrazuje możliwe do przyjęcia strategie budowania osobistej marki i konsekwencje pójścia na łatwiznę. Kto czytał bajkę, pamięta, że trzy świnki widząc czyhającego wilka, postanawiają zbudować dom. Każda postanawia zrealizować pomysł na swój sposób, pierwsza chce to zrobić szybko i najmniejszym kosztem. Wybiera dostępny, tani budulec i tak, przy ograniczeniu własnego zaangażowania do minimum, powstaje domek ze słomy. Druga postanawia zbudować domek równie szybko, małym wysiłkiem, choć zmienia materiał na bardziej trwały – i tak powstaje domek z patyków. Trzecia stawia na solidne, murowane fundamenty, trwały materiał, poświęca temu odpowiedni czas – i tak powstaje domek z cegieł. Jak wiemy z zakończenia bajki, ocalała tylko ostatnia budowla, która dała trwałe schronienie i zdołała odeprzeć atak wilka.  Gdyby spojrzeć na rynkowe oferty personal brandingu i porównać do powyższej bajki, to przedstawiają one podobne strategie, mniej lub bardziej na skróty. Po czym je rozpoznać?  Pierwsza strategia obiecuje: mały koszt, krótki okres realizacji, spektakularne efekty.  Taka strategia ogranicza się do minimum, czyli zbuduj stronę internetową, pokaż się w internetowych kanałach społecznościowych, zadbaj o piorunujący wizerunek, regularnie bywaj na branżowych spotkaniach i zabieraj głos, potwierdzaj swoją aktywność zdjęciami i koniecznie zawsze mów o sobie ekspert. Efekt, jaki uzyskasz, to widoczność, dostrzega Cię odbiorca, wyróżniasz się i na pewno masz w związku z tym dobre samopoczucie, czujesz rosnącą pewność siebie i zadowolenie. Efektów biznesowych brak, odbiorcy Twojej marki lubią na Ciebie patrzeć, czasami słuchać, ale nie wybierają Cię jako partnera biznesowego lub nie proponują Ci awansu w miejscu pracy.   Druga strategia budowania osobistej marki różni się od pierwszej tylko tym, że dokładasz więcej starań w wyborze materiałów i środków, które mogą z ciebie uczynić w świadomości odbiorców renomowaną i rozpoznawalną markę. Niektórzy rozumieją to jako zdobycie nagród branżowych, przynależność do unikatowych klubów i stowarzyszeń, organizowanie własnych eventów promujących nazwisko organizatora, pisanie artykułów, wspieranie akcji społecznych, nagłaśnianie sukcesów zawodowych itp. I tu również efektów biznesowych brak, powstaje natomiast trwała iluzja rodzącej się gwiazdy. Nazwisko zaczyna być kojarzone w różnych kręgach networkingowych, pojawiają się zaproszenia do barterowego partnerstwa, zaproszenia na eventy i satysfakcja, że cel został osiągnięty, bo przecież nazwisko staje się znane w środowisku.  Wreszcie, jeśli masz szczęście, pojawia się też trzecia strategia, która z jednej strony gwarantuje efekt biznesowy, a z drugiej duży koszt zewnętrzny oraz wewnętrzny, długi okres realizacji, efekt  mało spektakularny – bo rozłożony w czasie.

Usługi doradcze

euro-1144835__340Klient jest podmiotem, który zleca dostarczenie określonych usług doradczych. Umowa konsultingu (czy też consultingu) obowiązuje obustronnie, przy czym konsultant jedynie sugeruje odpowiednie dla firmy rozwiązanie, natomiast przy podejmowaniu wszelkich decyzji ostateczny głos należy do klienta.   Usługi doradcze najczęściej są świadczone na podstawie umowy cywilno–prawnej, która zawiera liczne klauzule lojalnościowe, zabraniające konsultantowi udostępniania i publikacji jakichkolwiek informacji, które byłyby związane z klientem lub dostarczaną mu usługą. Ma to swoje źródło w etyce wykonywanego zawodu, z którym wiąże się ścisłe przestrzeganie tajemnic zawodowych. Każda umowa pomiędzy konsultantem a klientem ma charakter indywidualny, a jej przedmiot każdorazowo podlega negocjacjom. Zarówno w języku prawnym, jak i potocznie, słowo consulting stało się synonimem dostarczania usług doradczych, dlatego nikogo nie dziwi stosowanie różnorodnej nomenklatury na nazwanie tego samego zjawiska czy osoby. Stąd też powszechnie akceptowalne stało się wymiennie używanie pojęcia doradztwa finansowego i konsultingu finansowego. Oficjalnie jednak, ze względu na regulacje wprowadzone przez polskie prawodawstwo, a dotyczące preferowanego użycia polskich tłumaczeń dla oficjalnie brzmiących zwrotów, zaleca się stosowanie słowa „doradztwo”, zamiast „konsulting”.

Budowanie marki osobistej

signature-1211779__340Przede wszystkim w tej strategii podstawa to przyjęcie do wiadomości, że budowanie osobistej marki to długofalowa i równomierna praca na trzech poziomach: OSOBOWOŚCI, WYGLĄDU i KOMUNIKACJI.  Akceptując rozwój siebie w tych obszarach jesteśmy w stanie zaproponować innym niekwestionowaną wartość, wynikającą z kontaktu z nami jako człowiekiem, ciekawym nietuzinkowym, mądrym i dobrym. Dążąc do stanu idealnego chcemy proponować innym doskonałą usługę, doskonały produkt, doskonałą relację, bo to wynika z naszego światopoglądu, że nie zadowalamy się bylejakością w życiu i w pracy. Proponujemy unikalną markę – siebie, bo wierzymy, że tacy właśnie jesteśmy na co dzień. To podejście wymaga systematycznego wysiłku, by raz osiągniętego efektu – w postaci rozpoznawalnej marki – nie zaprzepaścić  małostkowym gestem, prostacką wypowiedzią lub niechlujnym wyglądem. W tym rozumieniu nie ma takiego momentu, w którym po wyjściu z anonimowej rzeczywistości, przestajemy na własną renomę pracować. Praca nad stworzeniem marki opartej na własnej tożsamości trwa najkrócej pół roku, a efekty biznesowe trzeba cierpliwie wypracować. Rynek nie kupuje nas tylko dlatego, że ogłaszamy się ekspertem, rynek weryfikuje efekty naszej eksperckości.  Każdy, kto zdecyduje się wyjść z cienia i budować markę własnego nazwiska, musi znaleźć w samym sobie punkt oparcia.  Jeśli chcesz czuć radość z tego co robisz, jeśli myślisz o sukcesie i naprawdę pragniesz go, będziesz potrzebować Personal Brandingu. Ta koncepcja pokazuje jak wyrazić, czego tak naprawdę chcesz od życia i pozwala skupić się na tym całym sobą. Warto zadać sobie trud wypracowania własnego stylu w życiu i biznesie, by stać się widzialnym na rynku dla klientów, partnerów, szefów. Stworzenie czytelnej i rozpoznawalnej osobistej marki, będącej drogowskazem dla zawodowych i osobistych wyborów może okazać się najskuteczniejszą drogą do rozwoju i spełnienia w życiu.