System zarządzania

entrepreneur-1340649__340Wyrażenie system zarządzania określa zestaw czynności regulujących działanie przedsiębiorstwa. W każdej spółce mogą być praktykowane różne systemy. Najbardziej ogólne jest zarządzanie biznesem bazujące na systemie ISO 9001.  W organizacji system zarządzania pozwala zwiększyć skuteczność, uruchomić ustawiczne modyfikowanie procesów firmy, poprawić image, zwiększyć zadowolenie klientów, zredukować koszty funkcjonowania, zwiększyć zaangażowanie współpracowników, zlikwidować główne niezgodności, zapewnić odpowiednią jakość przeprowadzanych działań, umożliwić efektywny przepływ informacji oraz uporządkować zarządzanie przedsiębiorstwem. W zależności od rodzaju informacji powinno to pociągać za sobą implementację odpowiednich narzędzi jakości, przykładowo diagram Ishikawy, wykres Pareto-Lorenza, karta kontrolna. Każde główne decyzje w spółce muszą być podejmowane na bazie analizy informacji generowanych z różnych źródeł.  Ustawiczne ulepszanie systemu zarządzania oznacza nieustanne oraz ciągłe działania na rzecz powiększenia zadowolenia końcowego odbiorcy. Dla ciągłego ulepszania procesów systemu zarządzania stosowane są zaprezentowane poniżej metody. Obowiązkowe metody takie jak: audity, przeglądy zarządzania, analizy działań zapobiegawczych i badanie zadowolenia klienta. Metody zalecane dodatkowo, których zastosowanie zależne jest od charakteru oraz potencjału techniczno-ekonomicznego konkretnej spółki, to na przykład: six sigma, Kaizen lub szczupła produkcja.  Wynikiem ciągłego doskonalenia jest rozpoczynanie udoskonaleń celem poprawy skuteczności zarządzania, a także funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Działalność gospodarcza

home-office-902342__340Działalność gospodarcza to taki twór finansowy, który rozlicza się na zasadach ogólnych. Mówiąc potocznie, podatek od takiej działalności płacimy tylko wówczas, gdy sama działalność generuje nam zyski.  To chociażby dlatego tak często słyszy się o kosztach, jakie właściciele firmy próbują zebrać, by odprowadzać jak najmniejszy podatek dochodowy. Im mniejszy podatek mamy do zapłaty, tym więcej pieniędzy pozostaje dla nas, a więc i więcej zarabiamy.  Jak generować koszty w firmie? Co można, a czego lepiej nie zaliczać do kosztów?  Zacznijmy od tego, czym jest koszt w firmie. Koszt firmowy to taki element naszej działalności, który ma na celu generowanie w przyszłości przychodów.  Skala wszystkich kosztów, jakie można wliczyć w działalność danej firmy, jest dosyć szeroka. Grunt w tym, by miał on powiązanie z działalnością naszej firmy i by można było go jednoznacznie wytłumaczyć w księdze przychodów i rozchodów.  Koszty w firmie to nic innego, jak koszty podatkowe, czyli takie, które pomagają nam obniżyć podstawę opodatkowania naszej działalności.  Najpowszechniej stosowanymi kosztami w naszej firmie są te, które mają bezpośredni związek z prowadzeniem biura. W tym oczywiście na pierwszy plan wysuwa się: komputer, drukarka, skaner, papier itp.  Takie samo znaczenie mają również różnego rodzaju licencje oraz programy wykorzystywane w firmie do pracy.  Drugim powszechnie stosowanym kosztem w firmie są: telefon oraz internet. W zakresie telefonu liczy się zarówno koszt poniesiony na zakup aparatu telefonicznego, jak i abonament. Koszt internetu to oczywiście tylko abonament.  Kolejnym kosztem firmowym jest także samochód, który jest obecnie najpowszechniejszym narzędziem służącym do poruszania się po dużych miastach.  Samochód firmowy generuje różnego rodzaju koszty, w tym związane z: amortyzacją, kosztami eksploatacyjnymi (paliwo oraz naprawy).  Koszt podatkowy to także księgowa, którą opłacamy do prowadzenia dokumentacji naszej firmy.  Czego z pewnością nie rozliczymy?  Istnieje pewna grupa usług oraz produktów, których wrzucenie w koszty firmy jest praktycznie niemożliwe. Co do tej grupy należy? Jest nim przede wszystkim: jedzenie, usługi gastronomiczne. Inne produkty są właściwie zależne tylko od tego, jaki rodzaj działalności prowadzimy.  Podczas generowania kosztów w naszej firmie uważajmy jednak na to, by wszystko miało swoje oparcie w rzeczywistości i zdrowym rozsądku. Koszty nie powinny być przede wszystkim wyższe od zysków, jakie generuje firma. Powinny być także związane z profilem firmy oraz tym, czym się ona ściśle zajmuje.

Motywacyjne systemy

ipad-698934__340Ile razy słyszymy o systemach motywacyjnych, o wpływaniu na motywację albo o systemach motywowania czy motywowaniu. Dwa słowa… motywacja i motywowanie. Dla zdecydowanej większości ludzi tożsame. A jednak nie. I nie chodzi nawet o to, że znaczą zupełnie co innego – ale o konsekwencje wynikające z nierozumienia tych różnic.     Ba, niejeden wykładowca akademicki, czy autor podręczników akademickich myli ze sobą te pojęcia.  Postaram się najprościej jak się da wytłumaczyć, czym jest motywacja a czym motywowanie. Następnie wyjaśnię, jakie ma to znaczenie na cały proces oddziaływania na pracownika.  Motywacja to coś wewnętrznego, indywidualnego dla każdego człowieka, co sprawia, że chce się Nam coś robić. To taka jakby wewnętrzna potrzeba. Jako przykład weźmy statystycznego Kowalskiego. Dla niego motywacją do pracy będą pieniądze. Drążąc temat głębiej możemy się dowiedzieć, że potrzebuje pieniędzy by zapewnić rodzinie byt. Więc motywacją (głębszą), będzie potrzeba zapewnienia bytu rodzinie. Można to tak rozkładać, aż do wartości tzw. rdzennych czy inaczej zwanych pierwotnych. To temat na akademicką dysputę. Z założenia na motywację nie da się wpłynąć, ale o tym nieco później. Na tym etapie wystarczy, jeśli zrozumiemy, czym jest sama motywacja.  Czym więc jest motywowanie? Otóż motywowanie jest oddziaływaniem na człowieka, by chciał coś zrobić np. pracować. A mówiąc inaczej, motywowanie to oddziaływanie na motywację – czyli jej pobudzanie. Na przykładzie Naszego Kowalskiego, będzie to takie oddziaływanie, żeby „przypomnieć” mu o potrzebie pracy, żeby mógł zarobić pieniądze. Czyli „przypomnienie” będzie motywowaniem, a pieniądze (jak już mówiliśmy) motywacją.  Wspomnę tylko, że można wyodrębnić motywowanie pozytywne i negatywne.  Na znanym Nam już przykładzie, pozwolę sobie pokrótce to wyjaśnić.  „Przypomnienie” Kowalskiemu o potrzebie zarabiania pieniędzy w następujący sposób:  „Jak nie będziesz miał wyników, to zapomnij o premii” lub „Jak się nie weźmiesz do roboty to Cię zwolnię!”, jest przykładem motywacji negatywnej, inaczej zwanej antymotywacją.  Natomiast, następujące sposoby motywowania:  „Jeśli chcesz dostać premię, musisz mieć wyniki” lub „Stać Cię na więcej, postaraj się bardziej, a ekstra premia jest w Twoim zasięgu”, są przykładami motywowania pozytywnego.

Informatyzacja przedsiębiorstwa

office-1103332__340Dobrze, że żyjemy w czasach, kiedy komputer stał się nieodłącznym elementem pracy. Dzięki temu nasze zajęcia stały się szybsze, a zarazem łatwiejsze. Nie musimy tak jak kiedyś nasze matki i ojcowie zmagać się z piętrzącą się na biurkach stertą papierów.  Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.  Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.  Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?  Elektronicznym obiegiem dokumentów  nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.  Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?  Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:      możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,     przechowywanie dokumentów na serwerze,     opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,     funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,     automatyczne wersjonowanie dokumentu,     rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,     redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.  Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.  Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?  Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.

Usługi informatyczne

building-1078967__340W naszych firmach cały czas pokutuje przekonanie, że usługi informatyczne to zło konieczne, które na początku trzeba jako tako zorganizować i potem najlepiej już tylko mechanicznie z nich korzystać bez zastanawiania się nad ich stanem.  Związane jest to z faktem, że polscy managerowie posiadają zwykle dość ograniczoną wiedzę z zakresu IT, przez co wolą trzymać się z daleka od tego tematu. Do tego dochodzi jeszcze fakt, iż profesjonalne zarządzanie usługami informatycznymi, którego ITIL jest jednym z najszerzej działających standardów, jest procesem strategicznym, a jak zapewne wiadomo, w wielu organizacjach przymiotnik „strategiczny” jest niestety traktowany na równi z przymiotnikami typu „pro-aktywny”.  Kiedy przyjrzymy się systemowi ITIL z bliska, natychmiast dostrzeżemy jego ścisłe związki z klasycznym zarządzaniem strategicznym. W najbardziej uproszczonej postaci ITIL jest bowiem po prostu strategicznym podejściem do organizowania usług informatycznych w przedsiębiorstwie, niezależnie od profilu danej firmy. Pozostając na tym poziomie ogólności można powiedzieć, że ITIL prowadzi się zawsze w trzech fazach, które najczęściej następują po sobie cyklicznie, ale w większych organizacjach możliwe jest prowadzenie ich w sposób symultaniczny, przy czym każdy z autonomicznych przebiegów będzie tutaj kończył się osobnym raportem. Mamy tutaj przekazanie usług, ich eksploatację, a na koniec projektowanie nowych usług.  Załóżmy, że organizacja posiada już system usług, a teraz chce wdrożyć system zarządzania nimi w wydaniu ITIL. Konieczne jest rozpoczęcie od tego, jak mierzyć efektywność usług. Należy stworzyć realne i koniecznie kwantyfikowalne parametry monitoringu, a następnie zebrać dane. Na drugim etapie ITIL dane źródłowe muszą ulec przekształceniu w informacje, na podstawie których możliwa jest analiza jakości usług. W ten sposób w procesie ITIL wytwarzana jest wiedza niezbędna do rozpoczęcia trzeciego etapu, czyli projektowania i wprowadzania działań korygujących. Skuteczność zaproponowanych rozwiązań mierzona będzie w czasie kolejnego przebiegu całej procedury ITIL, przy czym każda jej kolejna iteracja jest zwykle łatwiejsza do zorganizowania, ponieważ organizacja uczy się tworzenia przydatnych wskaźników dla fazy monitoringu, a do tego znacznie skuteczniej prowadzi analizę danych wyjściowych służących do poprawnej ewaluacji sytuacji firmy.

Księgowość internetowa

folder-1016290__340Bardzo popularna staje się księgowość internetowa na platformie. Jest to coś całkiem innego niż księgowość internetowa na programach księgowych, które instalujemy u siebie w komputerze. W przypadku księgowości na platformie, wystarczy się zarejestrować na nią, podając prawdziwe dane firmy.  Po rejestracji otrzymujemy wiadomość elektroniczną o loginie i haśle, które następnie zmieniamy dla własnego bezpieczeństwa. By móc zarejestrować się do platformy księgowość internetowa musimy znać swój NIP i Regon. Księgowość internetowa z wykorzystaniem platformy często jest płatna, jednakże są to naprawdę niskie stawki miesięczne, a korzyści z jej korzystania są niewspółmierne do tych pieniędzy.  Księgowość internetowaWiele platform księgowości internetowej posiada porady ekspertów z dziedziny prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych. Są to swego rodzaju konsultacje, dzięki którym za niewielkie pieniądze otrzymamy odpowiedź na nurtujące nas pytanie dotyczące prowadzenie księgowości. Zamiast więc jechać na drugi koniec miasta do księgowej po pomoc, dzięki platformie księgowości internetowej, zdobędziemy ją nie wychodząc z domu. Księgowość internetowa (szczegółowo opisana tutaj) z wykorzystaniem platformy pozwala nie tylko na księgowanie. Dzięki platformie nauczymy się obsługiwać wiele innych aplikacji, które są potrzebne do sprawnego funkcjonowania każdej firmy. Przykładem jednej z nich jest bardzo popularna aplikacja, dzięki której mamy możliwość śledzenia na bieżąco wyników nasze firmy oraz kontrolowania wysokości podatku do zapłaty. W każdej chwili możemy przejrzeć raporty stanu należności do zapłaty oraz spływu gotówki, dzięki regularnym operacjom. To właśnie taka aplikacja daje nam możliwość podejmowania odpowiednich decyzji z wyprzedzeniem. A to dzięki takiej właśnie kontroli.  Zależy nam na oszczędności czasu, który przeznaczamy na dojazdy do biura rachunkowego? Zainteresujmy się tematem księgowości internetowej z wykorzystaniem platformy, która z roku na rok ma więcej odbiorców. Wśród nich są często przedsiębiorcy prowadzący niewielkie biznesy, których nie zawsze stać na zatrudnienie księgowej. Pomoc dzięki księgowości internetowej na pewno jest opłacalne. Koszty małe a na efekty nie trzeba długo czekać. Sami wystawiamy faktury, sami wprowadzamy dokumenty zakupowe i kosztowe. A to wszystko dzięki systemowi księgowości internetowej dostępnej na odpowiednich platformach. Warto zainwestować więc w posiadanie księgowości internetowej swojej firmy. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom, księgowość wcale nie będzie tak nudna, jak by się mogło wydawać.

Trendy w zatrudnieniu

moscow-1029648__340Patrząc na zmieniające się trendy w zatrudnieniu i specyfikę pracy, budowanie osobistej marki to „Wielka Korzyść”. Gdzie w takim razie tkwi pułapka? Przecież sami podejmujemy decyzję i odkrywamy swoją tożsamość, sami określamy własną eksperckość, sami wybieramy kanały, przez które stajemy się widoczni. Budujemy swoją renomę, udowadniamy i potwierdzamy własną unikalność – w świadomości odbiorców stajemy się ekspertami w swojej dziedzinie.  Realne niebezpieczeństwo to spłycenie definicji, czym jest budowanie osobistej marki.  Bajka dla dzieci o trzech świnkach w sposób genialny obrazuje możliwe do przyjęcia strategie budowania osobistej marki i konsekwencje pójścia na łatwiznę. Kto czytał bajkę, pamięta, że trzy świnki widząc czyhającego wilka, postanawiają zbudować dom. Każda postanawia zrealizować pomysł na swój sposób, pierwsza chce to zrobić szybko i najmniejszym kosztem. Wybiera dostępny, tani budulec i tak, przy ograniczeniu własnego zaangażowania do minimum, powstaje domek ze słomy. Druga postanawia zbudować domek równie szybko, małym wysiłkiem, choć zmienia materiał na bardziej trwały – i tak powstaje domek z patyków. Trzecia stawia na solidne, murowane fundamenty, trwały materiał, poświęca temu odpowiedni czas – i tak powstaje domek z cegieł. Jak wiemy z zakończenia bajki, ocalała tylko ostatnia budowla, która dała trwałe schronienie i zdołała odeprzeć atak wilka.  Gdyby spojrzeć na rynkowe oferty personal brandingu i porównać do powyższej bajki, to przedstawiają one podobne strategie, mniej lub bardziej na skróty. Po czym je rozpoznać?  Pierwsza strategia obiecuje: mały koszt, krótki okres realizacji, spektakularne efekty.  Taka strategia ogranicza się do minimum, czyli zbuduj stronę internetową, pokaż się w internetowych kanałach społecznościowych, zadbaj o piorunujący wizerunek, regularnie bywaj na branżowych spotkaniach i zabieraj głos, potwierdzaj swoją aktywność zdjęciami i koniecznie zawsze mów o sobie ekspert. Efekt, jaki uzyskasz, to widoczność, dostrzega Cię odbiorca, wyróżniasz się i na pewno masz w związku z tym dobre samopoczucie, czujesz rosnącą pewność siebie i zadowolenie. Efektów biznesowych brak, odbiorcy Twojej marki lubią na Ciebie patrzeć, czasami słuchać, ale nie wybierają Cię jako partnera biznesowego lub nie proponują Ci awansu w miejscu pracy.   Druga strategia budowania osobistej marki różni się od pierwszej tylko tym, że dokładasz więcej starań w wyborze materiałów i środków, które mogą z ciebie uczynić w świadomości odbiorców renomowaną i rozpoznawalną markę. Niektórzy rozumieją to jako zdobycie nagród branżowych, przynależność do unikatowych klubów i stowarzyszeń, organizowanie własnych eventów promujących nazwisko organizatora, pisanie artykułów, wspieranie akcji społecznych, nagłaśnianie sukcesów zawodowych itp. I tu również efektów biznesowych brak, powstaje natomiast trwała iluzja rodzącej się gwiazdy. Nazwisko zaczyna być kojarzone w różnych kręgach networkingowych, pojawiają się zaproszenia do barterowego partnerstwa, zaproszenia na eventy i satysfakcja, że cel został osiągnięty, bo przecież nazwisko staje się znane w środowisku.  Wreszcie, jeśli masz szczęście, pojawia się też trzecia strategia, która z jednej strony gwarantuje efekt biznesowy, a z drugiej duży koszt zewnętrzny oraz wewnętrzny, długi okres realizacji, efekt  mało spektakularny – bo rozłożony w czasie.

Usługi doradcze

euro-1144835__340Klient jest podmiotem, który zleca dostarczenie określonych usług doradczych. Umowa konsultingu (czy też consultingu) obowiązuje obustronnie, przy czym konsultant jedynie sugeruje odpowiednie dla firmy rozwiązanie, natomiast przy podejmowaniu wszelkich decyzji ostateczny głos należy do klienta.   Usługi doradcze najczęściej są świadczone na podstawie umowy cywilno–prawnej, która zawiera liczne klauzule lojalnościowe, zabraniające konsultantowi udostępniania i publikacji jakichkolwiek informacji, które byłyby związane z klientem lub dostarczaną mu usługą. Ma to swoje źródło w etyce wykonywanego zawodu, z którym wiąże się ścisłe przestrzeganie tajemnic zawodowych. Każda umowa pomiędzy konsultantem a klientem ma charakter indywidualny, a jej przedmiot każdorazowo podlega negocjacjom. Zarówno w języku prawnym, jak i potocznie, słowo consulting stało się synonimem dostarczania usług doradczych, dlatego nikogo nie dziwi stosowanie różnorodnej nomenklatury na nazwanie tego samego zjawiska czy osoby. Stąd też powszechnie akceptowalne stało się wymiennie używanie pojęcia doradztwa finansowego i konsultingu finansowego. Oficjalnie jednak, ze względu na regulacje wprowadzone przez polskie prawodawstwo, a dotyczące preferowanego użycia polskich tłumaczeń dla oficjalnie brzmiących zwrotów, zaleca się stosowanie słowa „doradztwo”, zamiast „konsulting”.