Motywacja pracowników

desktop-1015213__340Zrozumienie, czym jest motywacja i motywowanie, jest o tyle istotne, że daje Nam niezwykle ważną informację.  Jeśli motywujemy, to motywowanie musi trafiać w motywację. Bo jaki sens miałoby mówienie do Kowalskiego, „jeśli nie będziesz miał wyników, to nie pojedziesz na imprezę firmową” – w przypadku gdy Kowalski nie lubi takich imprez, a i jego żona się temu sprzeciwia? Zrobimy mu tym tylko przysługę. My motywowaliśmy, ale nie trafiliśmy w motywację Kowalskiego!  Więc zanim zaczniemy motywować, to musimy dowiedzieć się, jakie motywacje do pracy mają Nasi poszczególni pracownicy. W tym celu warto prowadzić kartoteki pracownicze – będę musiał kiedyś napisać o tym artykuł, bo mało kto to stosuje, a jest to niezwykle fajne i efektywne narzędzie. No ale o tym kiedy indziej. Na chwilę obecną załóżmy, że musimy mieć stworzoną jakąś bazę danych z Naszymi pracownikami, gdzie zapisujemy istotne o Nich informacje. Psychologia koloró jaką mają motywację, ew. co ich motywuje, ale pamiętajmy, że motywacja może ulegać zmianie, a co za tym idzie i środki oddziaływania (motywowania) na nią muszą ulegać zmianie.  Jak się więc dowiedzieć, jaką motywację mają Nasi pracownicy?  Są ku temu odpowiednie testy, do stwierdzania wartości podstawowych, ale to już nieco „wyższa szkoła jazdy”. Najprościej jest obserwować, rozmawiać, rozmawiać i jeszcze raz rozmawiać. Bo gdy słyszymy, że Nasz pracownik ma rodzinę, ciągle o niej opowiada, cieszy się z sukcesów dzieci – to wiadomo, że rodzina będzie jego motywacją – więc i pieniądze potrzebne by tą rodzinę utrzymać.  Gdy natomiast, nie ma rodziny, a ciągle opowiada o Swoim samochodzie, czego w nim nie stuningował, na jakim zlocie nie był, to wiadomo, że też potrzebuje pieniędzy, ale z przeznaczeniem na auto.  Więc, o ile w pierwszym przypadku Kowalskiego będzie można motywować np. darmowymi biletami na basen dla całej rodziny, to w drugim przypadku lepsze oddziaływanie będzie miało, wyznaczenie lepszego miejsca parkingowego dla auta Naszego pracownika czy karnet na automyjnię.  Oczywiście to bardzo duże uproszczenie, ale stosując je będziemy lepsi niż 95% firm w Polsce.  Bo jeśli nawet w firmach istnieją różne systemy motywowania, to są one ogólne, skierowane do wszystkich pracowników wrzuconych do jednego worka. Brak w nich indywidualnego podejścia. W pewnym stopniu się sprawdzają, bo np. pieniądze łączą Nas wszystkich, ale bilet na basen dla rodziny czy karnet na automyjnię już nie.

Renoma firmy

iphone-1100263__340Patrząc na zmieniające się trendy w zatrudnieniu i specyfikę pracy, budowanie osobistej marki to „Wielka Korzyść”.  Gdzie w takim razie tkwi pułapka? Przecież sami podejmujemy decyzję i odkrywamy swoją tożsamość, sami określamy własną eksperckość, sami wybieramy kanały, przez które stajemy się widoczni. Budujemy swoją renomę.  Jest dużo poradników w stylu „zmienię Twoje życie”, przeglądasz je i już po kliku stronach wiesz, że to kompletnie nie dla Ciebie. Tak jak w przypadku książek kucharskich, książek modowych oraz tych z serii: sukces na 50 sposobów; zostań milionerem, skalibruj swój umysł na sukces itp. Ostatnie porady zaczęły pojawiać się na temat personal brandingu. I tu postanowiłam sprostować kilka niedorzeczności.  Może tak od początku: sama marka istnieje już od czasów starożytności. Od czasów Mojżesza, czyli od ok. 1300 r. p.n.e., oznaczano wybrane towary znakami. Świadczyły o oryginalności towaru lub informowały o tym, kto jest właścicielem. Taka funkcja marki istniała do czasów rewolucji przemysłowej, która wymusiła zaostrzenie się konkurencji oraz rozszerzenie zasięgu dystrybucji towarów. Wtedy informowanie o tym, kto jest producentem towaru, miało na celu wyróżnienie się na tle licznej konkurencji.  W latach 70-tych marka powszechnie została uznana za coś „dodatkowego“, co miało sprawić, że produkt jest wyjątkowy. Miał to być ekstra bodziec zachęcający do kupna. 10 lat później potraktowano markę bardziej przedmiotowo – jako element bilansu finansowego, który powiększa wartość firmy. Lata 90-te to jeszcze inny punkt widzenia, w którym marka ma budować długotrwałą relację z klientami, co przełożyć ma się na odpowiednią sprzedaż produktów. Taki pogląd utrzymuje się do dziś i to on wyznacza cel działań związanych z budowaniem marki.

Osobista marka

device-1177456__340Personal branding (osobista marka) to nowa koncepcja odnosząca się do osób indywidualnych w obszarze budowania zaufania, więzi i poczucia pewności, które ludzie odczuwają względem drugiego człowieka, a tym samym względem produktu, usługi, która jest przez niego proponowana. Autorem koncepcji marki osobistej jest Tom Peters, który w opublikowanej w 1997 roku książce ”The Brand called you” napisał:  „Bez względu na to, ile mamy lat, jakie zajmujemy stanowisko i w jakiej branży pracujemy, wszyscy musimy sobie uświadomić, jak ważny jest branding. Jesteśmy dyrektorami generalnymi własnych firm: Ja Sp. z o.o.(…). We współczesnym świecie biznesu naszym najważniejszym zadaniem jest promowanie marki „Ty”. (…) Ty jesteś marką. To Ty kierujesz swoją marką… Musisz zacząć myśleć o sobie inaczej. Nie jesteś „pracownikiem”, nie „należysz” do żadnej organizacji na stałe, nie określa Cię opis Twego stanowiska, nie sprowadzasz się tylko do niego. (…) Stanowisko dyrektora generalnego firmy Ja Sp. Z o.o. zobowiązuje Cię do rozwijania samego siebie, promowania siebie i podejmowania działań, które zapewnią Ci zainteresowanie rynku”.  Od kiedy dostrzegłam, że budowanie osobistej marki w życiu zawodowym i prywatnym może zmienić bieg zdarzeń, minęły dokładnie dwa lata. Obserwowałam, jak rynek szybko absorbuje nową teorię – atrakcyjną i obiecującą sukces na 100%. Również uległam zachwytowi, widziałam niebagatelne korzyści z zastosowania teorii personal brandingu w  zmieniającej się rzeczywistości rynku pracy.  Obserwowany wysyp małych firm opartych na jednoosobowej działalności, a także powiększające się środowisko freelanserów różnej specjalizacji nadal zapowiada  zwiększającą się potrzebę bycia dostrzeżonym w morzu konkurencji. Personal branding odpowiada również na potrzeby znakomitej większości zatrudnionych na etat. To oni, we własnym przekonaniu, mają najwięcej do stracenia, dlatego wciąż szukają sprawdzonych metod rozwoju, by stać się w oczach przełożonych i klientów ekspertem.

Działalność gospodarcza

home-office-902342__340Działalność gospodarcza to taki twór finansowy, który rozlicza się na zasadach ogólnych. Mówiąc potocznie, podatek od takiej działalności płacimy tylko wówczas, gdy sama działalność generuje nam zyski.  To chociażby dlatego tak często słyszy się o kosztach, jakie właściciele firmy próbują zebrać, by odprowadzać jak najmniejszy podatek dochodowy. Im mniejszy podatek mamy do zapłaty, tym więcej pieniędzy pozostaje dla nas, a więc i więcej zarabiamy.  Jak generować koszty w firmie? Co można, a czego lepiej nie zaliczać do kosztów?  Zacznijmy od tego, czym jest koszt w firmie. Koszt firmowy to taki element naszej działalności, który ma na celu generowanie w przyszłości przychodów.  Skala wszystkich kosztów, jakie można wliczyć w działalność danej firmy, jest dosyć szeroka. Grunt w tym, by miał on powiązanie z działalnością naszej firmy i by można było go jednoznacznie wytłumaczyć w księdze przychodów i rozchodów.  Koszty w firmie to nic innego, jak koszty podatkowe, czyli takie, które pomagają nam obniżyć podstawę opodatkowania naszej działalności.  Najpowszechniej stosowanymi kosztami w naszej firmie są te, które mają bezpośredni związek z prowadzeniem biura. W tym oczywiście na pierwszy plan wysuwa się: komputer, drukarka, skaner, papier itp.  Takie samo znaczenie mają również różnego rodzaju licencje oraz programy wykorzystywane w firmie do pracy.  Drugim powszechnie stosowanym kosztem w firmie są: telefon oraz internet. W zakresie telefonu liczy się zarówno koszt poniesiony na zakup aparatu telefonicznego, jak i abonament. Koszt internetu to oczywiście tylko abonament.  Kolejnym kosztem firmowym jest także samochód, który jest obecnie najpowszechniejszym narzędziem służącym do poruszania się po dużych miastach.  Samochód firmowy generuje różnego rodzaju koszty, w tym związane z: amortyzacją, kosztami eksploatacyjnymi (paliwo oraz naprawy).  Koszt podatkowy to także księgowa, którą opłacamy do prowadzenia dokumentacji naszej firmy.  Czego z pewnością nie rozliczymy?  Istnieje pewna grupa usług oraz produktów, których wrzucenie w koszty firmy jest praktycznie niemożliwe. Co do tej grupy należy? Jest nim przede wszystkim: jedzenie, usługi gastronomiczne. Inne produkty są właściwie zależne tylko od tego, jaki rodzaj działalności prowadzimy.  Podczas generowania kosztów w naszej firmie uważajmy jednak na to, by wszystko miało swoje oparcie w rzeczywistości i zdrowym rozsądku. Koszty nie powinny być przede wszystkim wyższe od zysków, jakie generuje firma. Powinny być także związane z profilem firmy oraz tym, czym się ona ściśle zajmuje.

Motywacyjne systemy

ipad-698934__340Ile razy słyszymy o systemach motywacyjnych, o wpływaniu na motywację albo o systemach motywowania czy motywowaniu. Dwa słowa… motywacja i motywowanie. Dla zdecydowanej większości ludzi tożsame. A jednak nie. I nie chodzi nawet o to, że znaczą zupełnie co innego – ale o konsekwencje wynikające z nierozumienia tych różnic.     Ba, niejeden wykładowca akademicki, czy autor podręczników akademickich myli ze sobą te pojęcia.  Postaram się najprościej jak się da wytłumaczyć, czym jest motywacja a czym motywowanie. Następnie wyjaśnię, jakie ma to znaczenie na cały proces oddziaływania na pracownika.  Motywacja to coś wewnętrznego, indywidualnego dla każdego człowieka, co sprawia, że chce się Nam coś robić. To taka jakby wewnętrzna potrzeba. Jako przykład weźmy statystycznego Kowalskiego. Dla niego motywacją do pracy będą pieniądze. Drążąc temat głębiej możemy się dowiedzieć, że potrzebuje pieniędzy by zapewnić rodzinie byt. Więc motywacją (głębszą), będzie potrzeba zapewnienia bytu rodzinie. Można to tak rozkładać, aż do wartości tzw. rdzennych czy inaczej zwanych pierwotnych. To temat na akademicką dysputę. Z założenia na motywację nie da się wpłynąć, ale o tym nieco później. Na tym etapie wystarczy, jeśli zrozumiemy, czym jest sama motywacja.  Czym więc jest motywowanie? Otóż motywowanie jest oddziaływaniem na człowieka, by chciał coś zrobić np. pracować. A mówiąc inaczej, motywowanie to oddziaływanie na motywację – czyli jej pobudzanie. Na przykładzie Naszego Kowalskiego, będzie to takie oddziaływanie, żeby „przypomnieć” mu o potrzebie pracy, żeby mógł zarobić pieniądze. Czyli „przypomnienie” będzie motywowaniem, a pieniądze (jak już mówiliśmy) motywacją.  Wspomnę tylko, że można wyodrębnić motywowanie pozytywne i negatywne.  Na znanym Nam już przykładzie, pozwolę sobie pokrótce to wyjaśnić.  „Przypomnienie” Kowalskiemu o potrzebie zarabiania pieniędzy w następujący sposób:  „Jak nie będziesz miał wyników, to zapomnij o premii” lub „Jak się nie weźmiesz do roboty to Cię zwolnię!”, jest przykładem motywacji negatywnej, inaczej zwanej antymotywacją.  Natomiast, następujące sposoby motywowania:  „Jeśli chcesz dostać premię, musisz mieć wyniki” lub „Stać Cię na więcej, postaraj się bardziej, a ekstra premia jest w Twoim zasięgu”, są przykładami motywowania pozytywnego.

Informatyzacja przedsiębiorstwa

office-1103332__340Dobrze, że żyjemy w czasach, kiedy komputer stał się nieodłącznym elementem pracy. Dzięki temu nasze zajęcia stały się szybsze, a zarazem łatwiejsze. Nie musimy tak jak kiedyś nasze matki i ojcowie zmagać się z piętrzącą się na biurkach stertą papierów.  Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.  Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.  Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?  Elektronicznym obiegiem dokumentów  nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.  Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?  Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:      możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,     przechowywanie dokumentów na serwerze,     opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,     funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,     automatyczne wersjonowanie dokumentu,     rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,     redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.  Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.  Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?  Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.

Wdrożenie systemu zarządzania

office-898794__340Wdrożenie i zasięg systemu zarządzania winien być bezwzględnie strategiczną uchwałą całego zarządu. Zatwierdzony w organizacji system musi się udokumentować w formie księgi jakości, procedur i innych dokumentów.  Wszystkie dokumenty powinny być opracowane przez biegłych w danej dziedzinie specjalizacji pracowników spółki. Systemy zarządzania przygotowywane są na bazie wymagań podanych w rozmaitych standardach, aczkolwiek częste jest projektowanie sprawnych systemów bez egzekwowania uregulowań zawartych w tych normach.  Systemy zarządzania obejmują w większości wypadków następujące obszary: wymagania ogólne, dokumentacja, zaangażowanie kierownictwa, ukierunkowanie na użytkownika, przegląd systemu jakości, zagwarantowanie zasobów, podnoszenie kompetencji, otoczenie pracy, konstruowanie, zakupy, kontrolowanie, monitorowanie spełnienia wymagań i oczekiwań klienta, bieżące doskonalenie, działania korygujące i prace zapobiegawcze. Polecane jest zastosowanie w zarządzaniu systemów komputerowych, które umożliwiają sprawne zarządzanie organizacją, śledzenie przepływu wiadomości, automatyzację wprowadzania danych, optymalizację zasobów, analizę procesów, redukcję kosztów zadań i synchronizację wszystkich czynności.  Dla potrzeb wydajnego zarządzania pomocne są właściwe informacje, które muszą być pewne, poprawne, obowiązujące a także obiektywne. Analiza to proces przetwarzania powyższych informacji w celu pozyskania praktycznych decyzji.

Rekrutacja kandydata

pc-1207683__340Naukowcy wykazali, iż ludzie chętniej nawiązują kontakt z osobami o sympatycznym wyglądzie, uprzejmymi, błyskotliwymi i uśmiechniętymi. Wskazane cechy są nieodłącznym elementem pracy agenta. Branża, jaką jest handel, zmusza do inwestowania w siebie, w swój wygląd. Trade agent nie powinien być ani bardzo młody, ani stary. Bez znaczenia jest płeć, liczą się umiejętności.  Etap trzeci to zbadanie kandydata na trade agenta w akcji. Najczęściej komisja rekrutacyjna przydziela zadanie polegające na umiejętnym zareklamowaniu i sprzedaży wskazanego produktu. Sprawa nie wydaje się łatwa, gdyż musimy przekonać do zakupu członków samej komisji, obeznanych z produktem i odpornych na wszystkie sztuczki marketingowe, Jeśli nam się to uda, możemy być pewni, że praca jest nasza.  Wady i zalety pracy trade agenta  Zawód jest niestety niezwykle wymagający i czasochłonny. Aby współpraca biznesowa układała się pomyślnie, musimy być dostępni dwadzieścia cztery godziny na dobę. Dyspozycyjność jest na wagę złota. Oczywiście bez uprawnień do kierowania samochodem osobowym nie mamy nawet co marzyć o dostaniu takiej pracy. Wadą jest także charakter zatrudnienia. W Polsce niestety trade agenci są zatrudniani praktycznie jedynie na umowę zlecenie lub też na czas określony. Trzeba być super agentem, aby otrzymać umowę na czas nieokreślony. Na takie działania mogą pozwolić sobie jedynie duże firmy lub wręcz holdingi.  Zawód handlowca ma także swoje plusy, którymi niewątpliwie jest zachęcająca pensja. Dobry agent zarabia nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie. W dużej mierze zarobki pochodzą z prowizji naliczanej od ilości sprzedanego produktu bądź podpisanych umów.

Usługi doradcze

euro-1144835__340Klient jest podmiotem, który zleca dostarczenie określonych usług doradczych. Umowa konsultingu (czy też consultingu) obowiązuje obustronnie, przy czym konsultant jedynie sugeruje odpowiednie dla firmy rozwiązanie, natomiast przy podejmowaniu wszelkich decyzji ostateczny głos należy do klienta.   Usługi doradcze najczęściej są świadczone na podstawie umowy cywilno–prawnej, która zawiera liczne klauzule lojalnościowe, zabraniające konsultantowi udostępniania i publikacji jakichkolwiek informacji, które byłyby związane z klientem lub dostarczaną mu usługą. Ma to swoje źródło w etyce wykonywanego zawodu, z którym wiąże się ścisłe przestrzeganie tajemnic zawodowych. Każda umowa pomiędzy konsultantem a klientem ma charakter indywidualny, a jej przedmiot każdorazowo podlega negocjacjom. Zarówno w języku prawnym, jak i potocznie, słowo consulting stało się synonimem dostarczania usług doradczych, dlatego nikogo nie dziwi stosowanie różnorodnej nomenklatury na nazwanie tego samego zjawiska czy osoby. Stąd też powszechnie akceptowalne stało się wymiennie używanie pojęcia doradztwa finansowego i konsultingu finansowego. Oficjalnie jednak, ze względu na regulacje wprowadzone przez polskie prawodawstwo, a dotyczące preferowanego użycia polskich tłumaczeń dla oficjalnie brzmiących zwrotów, zaleca się stosowanie słowa „doradztwo”, zamiast „konsulting”.