Systemy informatyczne w firmie

macbook-pro-698890__340W czasach, gdy wideokonferencje nie są już kaprysem a koniecznością, logicznym następstwem było upowszechnienie programów mających umożliwić wykonywanie obowiązków zawodowych z każdego miejsca na świecie. Często praca zdalna to jedyny sposób, by na czas wyrobić się z powierzonych zadań, będąc na przykład w delegacji.  Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie systemy informatyczne umożliwiające zdalny dostęp do zasobów firmy.  Nie zawsze materiały niezbędne do ukończenia projektu. Projektowanie logo którego deadline wypada nazajutrz, możemy wziąć ze sobą do domu. By jednak nie narazić się na gniew szefa, siedzimy w miejscu pracy po godzinach, by po nieprzespanej nocy przywitać wszystkich rano w wymiętej koszuli i potarganych włosach, ale z ukończonym projektem. I choć przynoszenie pracy do domu to nie zawsze najlepsze rozwiązanie, to jednak możliwość spędzenia nawet najkrótszej nocy we własnym łóżku zawsze brzmi lepiej.  Także praca w oddziałach firmy rozlokowanych po całym świecie zmusza nas często do działania na wspólnej bazie danych, która mieści się w głównej siedzibie przedsiębiorstwa. Różnice czasowe nie stanowią w tym przypadku żadnego problemu, każda z zainteresowanych stron jest w stanie połączyć się z firmowymi serwerami o najdogodniejszej dlań porze. Do bezpiecznego przekazu danych wystarczy jedynie przeglądarka internetowa na komputerze osoby znajdującej się poza firmą.  Co więcej, takie połączenia mogą być realizowane nawet przez słabe łącza. Nawet korzystając z modemu, stosowany system RDP (Remote Desktop Protocol) pozwala na bezproblemowe przesyłanie ruchów myszy, znaków z klawiatury i zrzutów ekranu na serwer zdalnego pulpitu znajdujący się w głównej siedzibie firmy. Umożliwienie takich działań swoim pracownikom to doskonały sposób na zyskanie ich sympatii i zaufania. Skoro pracodawca pozwala na wykonywanie części obowiązków zawodowych z domu, to budzi w podwładnym poczucie docenienia, świadomości, że szef ufa naszym działaniom. O wiele łatwiejsza staje się też wspólna praca nad jednym projektem – w czasach, gdy świat nazywamy globalną wioską, nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której programiści rozlokowani są w kilku różnych miejscach. Zdalny dostęp dzięki RDP sprawdza się wtedy znakomicie.

Motywacja pracowników

desktop-1015213__340Zrozumienie, czym jest motywacja i motywowanie, jest o tyle istotne, że daje Nam niezwykle ważną informację.  Jeśli motywujemy, to motywowanie musi trafiać w motywację. Bo jaki sens miałoby mówienie do Kowalskiego, „jeśli nie będziesz miał wyników, to nie pojedziesz na imprezę firmową” – w przypadku gdy Kowalski nie lubi takich imprez, a i jego żona się temu sprzeciwia? Zrobimy mu tym tylko przysługę. My motywowaliśmy, ale nie trafiliśmy w motywację Kowalskiego!  Więc zanim zaczniemy motywować, to musimy dowiedzieć się, jakie motywacje do pracy mają Nasi poszczególni pracownicy. W tym celu warto prowadzić kartoteki pracownicze – będę musiał kiedyś napisać o tym artykuł, bo mało kto to stosuje, a jest to niezwykle fajne i efektywne narzędzie. No ale o tym kiedy indziej. Na chwilę obecną załóżmy, że musimy mieć stworzoną jakąś bazę danych z Naszymi pracownikami, gdzie zapisujemy istotne o Nich informacje. Psychologia koloró jaką mają motywację, ew. co ich motywuje, ale pamiętajmy, że motywacja może ulegać zmianie, a co za tym idzie i środki oddziaływania (motywowania) na nią muszą ulegać zmianie.  Jak się więc dowiedzieć, jaką motywację mają Nasi pracownicy?  Są ku temu odpowiednie testy, do stwierdzania wartości podstawowych, ale to już nieco „wyższa szkoła jazdy”. Najprościej jest obserwować, rozmawiać, rozmawiać i jeszcze raz rozmawiać. Bo gdy słyszymy, że Nasz pracownik ma rodzinę, ciągle o niej opowiada, cieszy się z sukcesów dzieci – to wiadomo, że rodzina będzie jego motywacją – więc i pieniądze potrzebne by tą rodzinę utrzymać.  Gdy natomiast, nie ma rodziny, a ciągle opowiada o Swoim samochodzie, czego w nim nie stuningował, na jakim zlocie nie był, to wiadomo, że też potrzebuje pieniędzy, ale z przeznaczeniem na auto.  Więc, o ile w pierwszym przypadku Kowalskiego będzie można motywować np. darmowymi biletami na basen dla całej rodziny, to w drugim przypadku lepsze oddziaływanie będzie miało, wyznaczenie lepszego miejsca parkingowego dla auta Naszego pracownika czy karnet na automyjnię.  Oczywiście to bardzo duże uproszczenie, ale stosując je będziemy lepsi niż 95% firm w Polsce.  Bo jeśli nawet w firmach istnieją różne systemy motywowania, to są one ogólne, skierowane do wszystkich pracowników wrzuconych do jednego worka. Brak w nich indywidualnego podejścia. W pewnym stopniu się sprawdzają, bo np. pieniądze łączą Nas wszystkich, ale bilet na basen dla rodziny czy karnet na automyjnię już nie.

Porady konsultingowe

london-709227__340Konsulting (słowo utworzone od angielskiego “consulting”) jest to termin używany do definiowania procesu dostarczania szeroko pojętych porad eksperckich w dziedzinach dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.   Umowa doradztwa nawiązana w ramach konsultingu, z założenia powinna charakteryzować się obiektywizmem, a sami konsultanci – dyskrecją. W ostatnich latach konsulting zyskał wyraźnie na znaczeniu, co jest prawdopodobnie związane z trudnościami, które mogą wystąpić podczas prowadzenia firmy  w obliczu wszystkich zachodzących na rynku, skomplikowanych procesów gospodarczych i działania w złożonych strukturach. Popyt na zewnętrzną pomoc, dostarczaną przez podmioty wyspecjalizowane w dziedzinie doradztwa, dał początek usługom konsultingowym.   Sam zakres konsultingu jest określony a priori przez klienta, dlatego nie ma on uniwersalnego charakteru. Umowa dotycząca usług konsultingowych zawierana jest pomiędzy konsultantem a klientem. Ten pierwszy z definicji jest osobą niezależną, która posiada odpowiednie kwalifikacje i zakres kompetencji, który pozwala rozpoznać, zbadać i rozwiązać kwestie problematyczne, związane ze strategią, organizacją, procesami oraz procedurami dotyczącymi prowadzenia działalności gospodarczej.

Renoma firmy

iphone-1100263__340Patrząc na zmieniające się trendy w zatrudnieniu i specyfikę pracy, budowanie osobistej marki to „Wielka Korzyść”.  Gdzie w takim razie tkwi pułapka? Przecież sami podejmujemy decyzję i odkrywamy swoją tożsamość, sami określamy własną eksperckość, sami wybieramy kanały, przez które stajemy się widoczni. Budujemy swoją renomę.  Jest dużo poradników w stylu „zmienię Twoje życie”, przeglądasz je i już po kliku stronach wiesz, że to kompletnie nie dla Ciebie. Tak jak w przypadku książek kucharskich, książek modowych oraz tych z serii: sukces na 50 sposobów; zostań milionerem, skalibruj swój umysł na sukces itp. Ostatnie porady zaczęły pojawiać się na temat personal brandingu. I tu postanowiłam sprostować kilka niedorzeczności.  Może tak od początku: sama marka istnieje już od czasów starożytności. Od czasów Mojżesza, czyli od ok. 1300 r. p.n.e., oznaczano wybrane towary znakami. Świadczyły o oryginalności towaru lub informowały o tym, kto jest właścicielem. Taka funkcja marki istniała do czasów rewolucji przemysłowej, która wymusiła zaostrzenie się konkurencji oraz rozszerzenie zasięgu dystrybucji towarów. Wtedy informowanie o tym, kto jest producentem towaru, miało na celu wyróżnienie się na tle licznej konkurencji.  W latach 70-tych marka powszechnie została uznana za coś „dodatkowego“, co miało sprawić, że produkt jest wyjątkowy. Miał to być ekstra bodziec zachęcający do kupna. 10 lat później potraktowano markę bardziej przedmiotowo – jako element bilansu finansowego, który powiększa wartość firmy. Lata 90-te to jeszcze inny punkt widzenia, w którym marka ma budować długotrwałą relację z klientami, co przełożyć ma się na odpowiednią sprzedaż produktów. Taki pogląd utrzymuje się do dziś i to on wyznacza cel działań związanych z budowaniem marki.

System zarządzania

entrepreneur-1340649__340Wyrażenie system zarządzania określa zestaw czynności regulujących działanie przedsiębiorstwa. W każdej spółce mogą być praktykowane różne systemy. Najbardziej ogólne jest zarządzanie biznesem bazujące na systemie ISO 9001.  W organizacji system zarządzania pozwala zwiększyć skuteczność, uruchomić ustawiczne modyfikowanie procesów firmy, poprawić image, zwiększyć zadowolenie klientów, zredukować koszty funkcjonowania, zwiększyć zaangażowanie współpracowników, zlikwidować główne niezgodności, zapewnić odpowiednią jakość przeprowadzanych działań, umożliwić efektywny przepływ informacji oraz uporządkować zarządzanie przedsiębiorstwem. W zależności od rodzaju informacji powinno to pociągać za sobą implementację odpowiednich narzędzi jakości, przykładowo diagram Ishikawy, wykres Pareto-Lorenza, karta kontrolna. Każde główne decyzje w spółce muszą być podejmowane na bazie analizy informacji generowanych z różnych źródeł.  Ustawiczne ulepszanie systemu zarządzania oznacza nieustanne oraz ciągłe działania na rzecz powiększenia zadowolenia końcowego odbiorcy. Dla ciągłego ulepszania procesów systemu zarządzania stosowane są zaprezentowane poniżej metody. Obowiązkowe metody takie jak: audity, przeglądy zarządzania, analizy działań zapobiegawczych i badanie zadowolenia klienta. Metody zalecane dodatkowo, których zastosowanie zależne jest od charakteru oraz potencjału techniczno-ekonomicznego konkretnej spółki, to na przykład: six sigma, Kaizen lub szczupła produkcja.  Wynikiem ciągłego doskonalenia jest rozpoczynanie udoskonaleń celem poprawy skuteczności zarządzania, a także funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Osobista marka

device-1177456__340Personal branding (osobista marka) to nowa koncepcja odnosząca się do osób indywidualnych w obszarze budowania zaufania, więzi i poczucia pewności, które ludzie odczuwają względem drugiego człowieka, a tym samym względem produktu, usługi, która jest przez niego proponowana. Autorem koncepcji marki osobistej jest Tom Peters, który w opublikowanej w 1997 roku książce ”The Brand called you” napisał:  „Bez względu na to, ile mamy lat, jakie zajmujemy stanowisko i w jakiej branży pracujemy, wszyscy musimy sobie uświadomić, jak ważny jest branding. Jesteśmy dyrektorami generalnymi własnych firm: Ja Sp. z o.o.(…). We współczesnym świecie biznesu naszym najważniejszym zadaniem jest promowanie marki „Ty”. (…) Ty jesteś marką. To Ty kierujesz swoją marką… Musisz zacząć myśleć o sobie inaczej. Nie jesteś „pracownikiem”, nie „należysz” do żadnej organizacji na stałe, nie określa Cię opis Twego stanowiska, nie sprowadzasz się tylko do niego. (…) Stanowisko dyrektora generalnego firmy Ja Sp. Z o.o. zobowiązuje Cię do rozwijania samego siebie, promowania siebie i podejmowania działań, które zapewnią Ci zainteresowanie rynku”.  Od kiedy dostrzegłam, że budowanie osobistej marki w życiu zawodowym i prywatnym może zmienić bieg zdarzeń, minęły dokładnie dwa lata. Obserwowałam, jak rynek szybko absorbuje nową teorię – atrakcyjną i obiecującą sukces na 100%. Również uległam zachwytowi, widziałam niebagatelne korzyści z zastosowania teorii personal brandingu w  zmieniającej się rzeczywistości rynku pracy.  Obserwowany wysyp małych firm opartych na jednoosobowej działalności, a także powiększające się środowisko freelanserów różnej specjalizacji nadal zapowiada  zwiększającą się potrzebę bycia dostrzeżonym w morzu konkurencji. Personal branding odpowiada również na potrzeby znakomitej większości zatrudnionych na etat. To oni, we własnym przekonaniu, mają najwięcej do stracenia, dlatego wciąż szukają sprawdzonych metod rozwoju, by stać się w oczach przełożonych i klientów ekspertem.

Działalność gospodarcza

home-office-902342__340Działalność gospodarcza to taki twór finansowy, który rozlicza się na zasadach ogólnych. Mówiąc potocznie, podatek od takiej działalności płacimy tylko wówczas, gdy sama działalność generuje nam zyski.  To chociażby dlatego tak często słyszy się o kosztach, jakie właściciele firmy próbują zebrać, by odprowadzać jak najmniejszy podatek dochodowy. Im mniejszy podatek mamy do zapłaty, tym więcej pieniędzy pozostaje dla nas, a więc i więcej zarabiamy.  Jak generować koszty w firmie? Co można, a czego lepiej nie zaliczać do kosztów?  Zacznijmy od tego, czym jest koszt w firmie. Koszt firmowy to taki element naszej działalności, który ma na celu generowanie w przyszłości przychodów.  Skala wszystkich kosztów, jakie można wliczyć w działalność danej firmy, jest dosyć szeroka. Grunt w tym, by miał on powiązanie z działalnością naszej firmy i by można było go jednoznacznie wytłumaczyć w księdze przychodów i rozchodów.  Koszty w firmie to nic innego, jak koszty podatkowe, czyli takie, które pomagają nam obniżyć podstawę opodatkowania naszej działalności.  Najpowszechniej stosowanymi kosztami w naszej firmie są te, które mają bezpośredni związek z prowadzeniem biura. W tym oczywiście na pierwszy plan wysuwa się: komputer, drukarka, skaner, papier itp.  Takie samo znaczenie mają również różnego rodzaju licencje oraz programy wykorzystywane w firmie do pracy.  Drugim powszechnie stosowanym kosztem w firmie są: telefon oraz internet. W zakresie telefonu liczy się zarówno koszt poniesiony na zakup aparatu telefonicznego, jak i abonament. Koszt internetu to oczywiście tylko abonament.  Kolejnym kosztem firmowym jest także samochód, który jest obecnie najpowszechniejszym narzędziem służącym do poruszania się po dużych miastach.  Samochód firmowy generuje różnego rodzaju koszty, w tym związane z: amortyzacją, kosztami eksploatacyjnymi (paliwo oraz naprawy).  Koszt podatkowy to także księgowa, którą opłacamy do prowadzenia dokumentacji naszej firmy.  Czego z pewnością nie rozliczymy?  Istnieje pewna grupa usług oraz produktów, których wrzucenie w koszty firmy jest praktycznie niemożliwe. Co do tej grupy należy? Jest nim przede wszystkim: jedzenie, usługi gastronomiczne. Inne produkty są właściwie zależne tylko od tego, jaki rodzaj działalności prowadzimy.  Podczas generowania kosztów w naszej firmie uważajmy jednak na to, by wszystko miało swoje oparcie w rzeczywistości i zdrowym rozsądku. Koszty nie powinny być przede wszystkim wyższe od zysków, jakie generuje firma. Powinny być także związane z profilem firmy oraz tym, czym się ona ściśle zajmuje.

Motywacyjne systemy

ipad-698934__340Ile razy słyszymy o systemach motywacyjnych, o wpływaniu na motywację albo o systemach motywowania czy motywowaniu. Dwa słowa… motywacja i motywowanie. Dla zdecydowanej większości ludzi tożsame. A jednak nie. I nie chodzi nawet o to, że znaczą zupełnie co innego – ale o konsekwencje wynikające z nierozumienia tych różnic.     Ba, niejeden wykładowca akademicki, czy autor podręczników akademickich myli ze sobą te pojęcia.  Postaram się najprościej jak się da wytłumaczyć, czym jest motywacja a czym motywowanie. Następnie wyjaśnię, jakie ma to znaczenie na cały proces oddziaływania na pracownika.  Motywacja to coś wewnętrznego, indywidualnego dla każdego człowieka, co sprawia, że chce się Nam coś robić. To taka jakby wewnętrzna potrzeba. Jako przykład weźmy statystycznego Kowalskiego. Dla niego motywacją do pracy będą pieniądze. Drążąc temat głębiej możemy się dowiedzieć, że potrzebuje pieniędzy by zapewnić rodzinie byt. Więc motywacją (głębszą), będzie potrzeba zapewnienia bytu rodzinie. Można to tak rozkładać, aż do wartości tzw. rdzennych czy inaczej zwanych pierwotnych. To temat na akademicką dysputę. Z założenia na motywację nie da się wpłynąć, ale o tym nieco później. Na tym etapie wystarczy, jeśli zrozumiemy, czym jest sama motywacja.  Czym więc jest motywowanie? Otóż motywowanie jest oddziaływaniem na człowieka, by chciał coś zrobić np. pracować. A mówiąc inaczej, motywowanie to oddziaływanie na motywację – czyli jej pobudzanie. Na przykładzie Naszego Kowalskiego, będzie to takie oddziaływanie, żeby „przypomnieć” mu o potrzebie pracy, żeby mógł zarobić pieniądze. Czyli „przypomnienie” będzie motywowaniem, a pieniądze (jak już mówiliśmy) motywacją.  Wspomnę tylko, że można wyodrębnić motywowanie pozytywne i negatywne.  Na znanym Nam już przykładzie, pozwolę sobie pokrótce to wyjaśnić.  „Przypomnienie” Kowalskiemu o potrzebie zarabiania pieniędzy w następujący sposób:  „Jak nie będziesz miał wyników, to zapomnij o premii” lub „Jak się nie weźmiesz do roboty to Cię zwolnię!”, jest przykładem motywacji negatywnej, inaczej zwanej antymotywacją.  Natomiast, następujące sposoby motywowania:  „Jeśli chcesz dostać premię, musisz mieć wyniki” lub „Stać Cię na więcej, postaraj się bardziej, a ekstra premia jest w Twoim zasięgu”, są przykładami motywowania pozytywnego.

Informatyzacja przedsiębiorstwa

office-1103332__340Dobrze, że żyjemy w czasach, kiedy komputer stał się nieodłącznym elementem pracy. Dzięki temu nasze zajęcia stały się szybsze, a zarazem łatwiejsze. Nie musimy tak jak kiedyś nasze matki i ojcowie zmagać się z piętrzącą się na biurkach stertą papierów.  Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.  Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.  Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?  Elektronicznym obiegiem dokumentów  nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.  Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?  Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:      możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,     przechowywanie dokumentów na serwerze,     opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,     funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,     automatyczne wersjonowanie dokumentu,     rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,     redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.  Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.  Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?  Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.